Assistant(te) de direction en charge de la gestion administrative et financière

1 - Gestion administrative générale et secrétariat de direction

* Assurer le secrétariat de direction

* Préparer les dossiers, notes, courriers et documents administratifs

* Organiser les réunions et instances :

o Préparation des convocations

o Constitution des dossiers

o Suivi des décisions

o Rédiger, mettre en forme et diffuser les procès‑verbaux

* Assurer l’envoi des délibérations et actes aux autorités de tutelle

* Gérer le courrier et les communications officielles du GCS

* Assurer le traitement des mails et courriers

* Organiser la diffusion, l’affichage et l’archivage des documents

* Mettre à jour les documents internes et supports administratifs

* Tenir et actualiser les tableaux de suivi

* Organiser et suivre les déplacements professionnels

* Réaliser les inventaires (Linge et Rolls)



2. Accueil, communication et gestion des accès

* Organiser et assurer le filtrage de l’accueil téléphonique

* Contribuer à l’accueil physique des interlocuteurs du GCS

* Gérer l’accès au site

* Veiller au bon fonctionnement des dispositifs d’accueil et de communication



5. Activité linge, groupement d’achats et marchés publics

* Participer aux commissions techniques du groupement d’achat de linge

* Assurer l’enregistrement et le suivi des commandes et des réceptions de linge

* Gérer les maquettes de marquage du linge

* Réaliser et suivre les marchés publics :

o Élaboration et suivi des pièces (CCAP, CCTP, RC …)

o Organisation des parutions, analyse des offres, transmissions des résultats



7. Suivi financier et comptable

* Préparer, saisir et suivre les éléments de facturation liés à l’activité de la blanchisserie

* Réaliser la facturation journalière sur le logiciel RAMSES

* Assurer la saisie et le suivi de la facturation dans GFI PEP EPL

* Déposer les titres de recettes sur Chorus Pro

* Assurer le suivi des bons de commande et de livraison

* Traiter administrativement les devis, contrats et factures

* Assurer les déclarations fiscales obligatoires du GCS (TVA, Impôts, Liasse fiscale)

* Élaborer l’EPRD suivant les consignes du Directeur du GCS

* Élaborer des projections financières et des estimations pour l’exercice annuel

* Être l’interlocuteur privilégié de l’agent comptable relevant de la DGFiP

* Participer aux opérations d’ouverture et de clôture des exercices comptables

* Mettre en place et tenir à jour des tableaux de suivi financiers et budgétaires

8. Ressources humaines

* Contribuer à l’élaboration, au suivi et à la gestion du plan de formation du GCS

* Assurer le suivi des heures du personnel et des feuilles de présence

* Assurer l’information et l’accompagnement des agents sur les démarches et questions administratives

* Assurer la déclaration et le suivi administratif des accidents de travail, en lien avec les interlocuteurs compétents

* Préparer les éléments nécessaires aux instances et réunions

* Assurer l’interface avec la DRH du centre Hospitalier de Pau

* Apporter un appui administratif aux démarches de recrutement, d’intégration et de formation professionnelle

* Réalisation du bilan social



L’assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière est placé sous l’Autorité Hiérarchique de l’Administrateur et par délégation sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur Technique du GCS.

Ce poste ne comporte pas de mission d’encadrement.

L’assistant(te) de Direction en charge de la gestion administrative et financière est amené(e) à collaborer avec l’ensemble des professionnels et acteurs institutionnels ainsi que l’ensemble des adhérents du GCS.