Au sein du Pôle Assistance de Direction de la DOI et sous la responsabilité de la chargée des déplacements internationaux, le/la stagiaire devra, après une période de passation/formation, appuyer le pôle assistance de direction DOI, et la chargée des déplacements internationaux, dans des missions d'organisation, d'optimisation de leurs activités, d'administration et de logistique. OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU STAGE : - Assistance Administrative ; - Appui à la gestion des déplacements internationaux des salariés en mission internationale. DESCRIPTIF DES TÂCHES : Assistance administrative -Appuyer la gestion du secrétariat DOI : gestion du courrier, organisation logistique des réunions, gestion du courrier, classement, archivage -Appui dans le processus de mise en signature : signature de parapheurs parapheurs électroniques -Triage et routage des mails qui arrivent dans la boîte mail de l'assistance de direction -Gestion de l'accès à l'information électronique : autorisations et accès à google workspace Appui à la gestion des déplacements internationaux en lien avec les ressources humaines internationales : Organisation des départs : Sous la responsabilité et en collaboration avec la chargée des départs et retours, possibilité de prendre en charge les formalités nécessaires aux départs des expatriés sur leur terrain de mission : billets, visas, feuille de route, rendez-vous médicaux : -Editer les documents administratifs requis - Administrer les demandes de visas et démarches administratives associées Organisation des retours: Appuyer la logistique du retour de mission (transport et hébergement), rendez-vous médicaux ; Briefings et débriefings : Appuyer l'organisation dans les briefings et débriefings aux expatriés à leurs départs et retour de mission Communication et reporting -Mettre à jour les tableaux de suivi des affectations des délégués, développer de nouveaux outils RH pour faciliter le suivi des délégués en mission internationale - Administrer le remboursement des NDF en lien avec le CDG et la comptabilité -Vérifier l'éligibilité des notes de frais
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