Assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Un poste d’assistant administratif – adjoint administratif est à pourvoir à la direction citoyenneté et accueil des usagers, service funéraire.
L’agent sera placé sous l’autorité du responsable du service funéraire. Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES

Gestion des plannings des chauffeurs-porteurs ; gestion des heures et des frais de déplacements :
-Elaboration des plannings quotidiens et transmission aux agents ;
-Elaboration des plannings de service (mensuels) ;
-Suivi des congés ;
-Suivi des frais de déplacements ;
-Mise à jour quotidienne des heures effectuées par les agents et transmission à la DRH des états des frais de déplacements (par semestre).

Prise des commandes passées par les conseillers funéraires :
-Réception des appels et élaboration des bons de commande ;
-Transmission des commandes aux agents pour préparation ;
-Edition et vérification des fiches de préparation des cercueils ;
-Suivi de l’occupation quotidienne des salons funéraires.

Gestion des stocks d’urnes :
-Contrôle physique des stocks en collaboration avec les agents et transmission aux conseillers.

Traitement des factures :
-Vérification et traitement des commandes, suivi des factures ;
-Recherches par marchés, par fournisseurs…

Rédaction des comptes rendu de réunion :
-Accueil téléphonique ;
-Orientation des familles et des fleuristes dans les salons.


MISSIONS SECONDAIRES

-En collaboration avec le responsable adjoint, suppléance de certaines tâches du responsable de la chambre funéraire ;
-Missions annexes : classement, archivage, commande de fournitures de bureau… Profils recherchés -Connaissance de la collectivité ;
-Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, logiciels spécifiques : ASTRE, INCOVAR, LOMACO…) ;
-Avoir le sens de l’organisation, être rigoureux et méthodique ;
-Savoir rendre compte ;
-Savoir faire preuve d’autonomie, d’initiative et de réactivité ;
-Savoir travailler en équipe.