MISSIONS :
Sous la responsabilité de la directrice de service Gestion Financière, il a pour principales missions : Assurer la gestion opérationnelle, administrative et technique du parc (véhicules, matériels ou équipements), garantir leur disponibilité, leur conformité réglementaire et optimiser les coûts d’exploitation.
Il/elle est susceptible également de participer à la gestion des urgences sur le département le samedi, le dimanche ou un férié (selon planning).
Gestion opérationnelle
* Suivre les commandes, les livraisons de véhicules et de leur affectation
* Suivre et contrôler la mise à disposition des véhicules (date de mise à disposition, effectivité des retours, affectation des salariés …)
* Suivre les affectations, rotations, restitutions
* Assurer le suivi des entretiens, contrôles techniques et réparations des véhicules pour garantir leur bon fonctionnement et leur conformité aux normes de sécurité
* Gérer les pannes et incidents
Gestion administrative
* Intégrer / Mettre à jour de toutes les données nécessaires dans le logiciel de gestion de parc (véhicules, salariés, documents…)
* Suivre les contrats (assurances, locations, maintenance)
* Contrôler les factures liées au parc
* Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord (Taux d’utilisation des véhicules, Taux de sinistralité, suivi des kilométrages, …), suivi statistique
* Assurer le suivi des documents obligatoires (cartes grises, contrôles, certifications, etc.)
* Participation à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion de procédures
* Classement, archivage, destruction des documents relatifs à la gestion de parc
* En préparation de la paye, connaître le dispositif de télégestion et les impératifs nécessaires lors de la mise à disposition de véhicule
* Vérifier/contrôler les mises à dispositions et les anomalies de saisie avant la paye, signaler ou rectifier les anomalies
* Veiller à la concordance des saisies entre la télégestion et le logiciel CAR-FLEET
Suivi budgétaire
* Suivre les dépenses (carburant, maintenance, sinistres…)
* Optimiser les coûts d’exploitation
* Participer à l’élaboration du budget annuel
Conformité & sécurité
* Veiller au respect des obligations légales et réglementaires
* Sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques
* Gérer les sinistres et déclarations d’assurance
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