L'Association SHMA (Société d'Hygiène Mentale d'Aquitaine) gère 4 services sanitaires intersectoriels (2 hôpitaux de Jour, d'1 Centre d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel, d'1 Centre Medico Psycho-Social), un service prévention jeune adulte « Pass'Mirail et un service d'intermédiation locative. Ces services élaborent et mettent en œuvre des projets thérapeutiques individualisés par une prise en charge pluridisciplinaire dans le cadre de soins et de réhabilitation psychosociale. Les services de la SHMA sont situés sur la ville de BORDEAUX. L'Assistant(e) des Services Economiques est rattaché à la Direction Administrative et fait partie des fonctions supports de l'organisation.
COMPTABILITE & FINANCE : Activité comptable et relations avec les prestataires spécialisés (Cabinet expertise comptable Commissaire aux Comptes) :
Comptabilité des 4 établissements + Hébergement social sur le logiciel de comptabilité, Gestion des pièces comptables et codifications, Préparation des 3 arrêtés comptables/ an, Scanner les pièces comptables, Codification des pièces pour le fichier à transmettre à ACTHEOS 3 fois/ an, CAC, Etats des rapprochements bancaire tous les mois, Etats des caisses (comptabilisation de la caisse animations tous les mois),Archivage des dossiers
Relations avec les fournisseurs : Réception des factures, gestion des avoirs et effecteur les relances, Règlement des factures par virement, chèque, Gestion et commande fournitures de bureau, Commande des timbres.
RESSOURCES HUMAINES & PAIE : Gestion des dossiers du personnel : Création du dossier papier et informatique du personnel, Réception et classement des documents administratifs, Déclaration à l'URSSAF, Déclaration à la prévoyance, Tenue à jour du cahier entrées et sorties du personnel, Tenue à jour du listing de la médecine du travail, Vérification et Règlement des cotisations médecine du travail, Déclaration à la mutuelle santé, Tableau de suivi des mutuelles des salariés, Déclaration des arrêts maladie, maternité, AT à la CPAM sur net entreprise et pour chaque absence, Suivi des remboursements de la CPAM et relance, Aide à l'élaboration des dossiers retraite, Attestations employeurs. Gestion du Plan de développement des Compétence (PDC) et autres financements de la formation, Classement des frais de formation, Demande de remboursement à l'OPCO-SANTE, Suivi et comptabilisation des remboursements,
Gestion de la paie : Etablir mensuellement les bulletins, Editer la paie, Calculer de tous les changements (temps, ancienneté, absences, et régularisation des IJ, repas, congés, rtt), Envoyer des fichiers sur le compte bancaire pour le virement des salaires, Editer les charges sociales, Editer les journaux des salaires, Comptabiliser la paie, Envoyer les fichiers des charges sur net entreprise tous les mois, Régler les taxes sur salaires des quatre services sur « impots.gouv » tous les mois, Archivage des dossiers. Conseil d'établissement : Commander les chèques : lire, culture, ANCV, tickets restaurant, Suivre le cahier comptable enregistrant toutes les sorties des chèques et leur paiement, Faire un état des stocks une fois/mois, Remettre en banque mensuellement les chèques,
Liens avec la Direction administrative et les autres fonctions supports :Travaille sous l'autorité de la direction, en lien avec les autres fonctions supports dans une volonté de collaboration et coopération. Liens avec les professionnels « soignants », les « patients », les fournisseurs : Se tient à la disposition du personnel au quotidien pour réponse aux questions, orienter, avec l'accord de la Direction, Gestion des dépenses de chaque service (cahiers caisse animation avec les animateurs et mes patients), Remise en banque des espèces de la caisse, Comptabilisation de toutes les dépenses en lien avec les Caisses Participe aux réunions à la demande de la Direction
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