Mission du service / positionnement hiérarchique : l'agent recruté sera affecté à la Direction des services de I'IOGS
Missions principales de l'agent.e :
- Gestion administrative et suivi des dossiers
- Accueil
- Création et suivi des badges, listes de diffusion
- Gestion des clés
- Mise en place et application des règles de sécurité. (Vigipirate, dé-confinement, incendie...)
- Diffusion des informations et suivi des listes de diffusion et annuaire
- Accueil et enregistrement des visiteurs
- Réception, enregistrement et distribution des colis et courriers
- Gestion de planning des salles de réunion
Connaissance, savoir :
- Formation indispensable en comptabilité
- Connaissance des procédures administratives et d'accueil
- Connaissance des outils bureautiques, utilisation des logiciels et bases de données
- Connaissance des règles administratives
Savoir-faire :
- Sens de l'organisation et travail en équipe
- Rédaction de documents
- Maitrise des outils bureautiques et informatiques
- Maitriser les techniques de communication écrites et orales
- Savoir planifier et respecter les délais, gérer les échéances
- Savoir obtenir les informations nécessaires à ses missions
Savoir-être:
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Sens de l'initiative
- Réactivité
- Rigueur
- Discrétion
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
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