Secrétaire (f/h)

Secrétaire (F/H)

La collectivité et la direction d'accueil

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et d’évolution.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

Au sein du pôle solidarités, enfance, insertion, emploi, la direction prévention, protection de l’enfant, gère les dispositifs de l’aide sociale à l’enfance (ASE). Dans le cadre de la politique de protection de l’enfance, elle met en œuvre diverses actions à des fins de prévention, de repérage des situations de danger ou de risque de danger et de protection.

La protection de l’enfance « vise à garantir la prise en compte des besoins fondamentaux de l’enfant, à soutenir son développement physique, affectif, intellectuel et social et à préserver sa santé, sa sécurité, sa moralité et son éducation, dans le respect de ses droits ». (Article L112-3 du Code de l’action sociale et des familles).

La direction prévention, protection de l’enfant est composée de 3 sous-directions et de 56 agents.

La sous-direction du suivi de l’enfant est structurée en 3 services. La cellule des informations préoccupantes est composée de 5 agents et d’un chef de service.

Description

Placé(e) sous l’autorité de la Cheffe de service de la cellule des informations préoccupantes (CDIP), vous assurerez le recueil, le traitement administratif, le suivi des informations préoccupantes ainsi que l’accompagnement et le suivi des situations des mineurs non accompagnés.

Activités du poste

À ce titre, vous devrez :

- Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les professionnels (accueil physique et téléphonique),

- Procéder au recueil des informations préoccupantes,

- Effectuer les tâches de secrétariat de la CDIP selon la procédure en vigueur,

- Assurer la gestion administrative et informatique de la CDIP,

- Appliquer les procédures administratives de gestion des dossiers de mineurs non accompagnés (saisie, traitement des frais de remboursement et de la facturation des prestations),

- Mettre en place et exploiter des outils de suivi statistique pour identifier les tendances et mesurer l'évolution des thématiques traitées,

- Veiller au respect des délais impartis pour la réalisation des évaluations, en assurant un suivi régulier des échéances,

- Procéder à l’archivage des dossiers.

Compétences et qualités requises

Savoirs :

- Parfaite connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives de l’institution départementale,

- Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et des circuits hiérarchiques.

Savoir-faire :

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers,

- Qualité d’organisation et d’adaptation,

- Sens du travail en équipe et en transversalité,

- Rigueur dans le suivi des dossiers,

- Respect des procédures validées par l’institution.

Savoir-être :

- Respecter la confidentialité des informations,

- Faire preuve d'une grande discrétion,

- Qualités d’écoute,

- Qualités relationnelle,

- Réactivité face aux demandes de travail en urgence,

- Disponibilité.

Conditions d'exercice/Avantages

Poste à temps complet 39H30/semaine

25 jours de congés + 29 jours de RTT par an

Télétravail possible en fonction du métier

Expérimentation en cours de la semaine en 4 jours

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

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