Nous recherchons une assistante administrative et commerciale dynamique, organisée et à l'aise au téléphone, sous la responsabilité des Responsables d'Agence Ce poste clé nécessite une forte interaction téléphonique au quotidien, un suivi rigoureux de chaque dossier et une traçabilité précise de toutes les actions menées avec nos clients et partenaires. Vous serez au coeur des échanges entre les clients, le laboratoire et les équipes internes, garantissant la qualité du service et la fluidité des opérations. Vos principales missions : Accueil et communication téléphonique - Gérer un volume important d'appels entrants et sortants. - Fournir des réponses claires, professionnelles et adaptées aux besoins des clients. - Assurer la traçabilité de chaque échange dans les outils internes. Gestion et suivi des dossiers clients - Enregistrer les demandes reçues (par téléphone ou e-mail) : diagnostics vente/location/diagnostics avant travaux et démolition. - Créer et suivre les dossiers sur Analysimmo, en veillant à leur complétude. - Mettre à jour les statuts (AR, délais, PV d'analyse) avec une vigilance constante sur les délais. - Tenir un reporting précis des actions menées. Gestion commerciale et administrative - Élaborer et envoyer les devis et propositions commerciales. - Assurer la transmission et l'archivage des documents : devis, bons de commande, pièces jointes. - Relancer les clients en cas de retard ou de pièces manquantes. - Maintenir une traçabilité systématique des relances (téléphoniques et écrites). Planification et coordination des réhabilitations - Intégrer le patrimoine et les dossiers dans les outils de suivi. - Préparer et suivre les campagnes SMS, téléphoniques. - Gérer les appels liés aux prises de rendez-vous (refus, congés, confirmations, etc.). - Utiliser Excel pour le suivi et Google Agenda pour la planification.
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