Au sein du siège du Groupe IPPOLITO, vous assurez la bonne exécution opérationnelle des tâches administratives liées aux achats généraux.
Votre rôle est essentiel pour garantir la fiabilité documentaire, la traçabilité des opérations et le respect des processus internes.
Vous libérez également du temps aux prescripteurs en prenant en charge les missions de support administratif et logistique.
Vos principales responsabilités :
* Gérer les stocks internes de consommables et matériels divers (fournitures, goodies, cartes de visite, etc.) : réapprovisionnement, distribution et suivi.
* Traiter les demandes opérationnelles quotidiennes (hygiène, ménage, petit matériel, interventions internes).
* Assurer l’archivage documentaire : classement et mise à jour des contrats dans la contrathèque.
* Suivre les réceptions et livraisons : contrôle des commandes (quantité, qualité, délais), signalement et documentation des écarts.
* Mettre à jour les bases de données achats (fournisseurs, contrats, conditions tarifaires, catalogues internes) et garantir la qualité des informations.
* Fournir un support opérationnel aux acheteurs et prescripteurs : préparation des commandes, aide à l’utilisation des outils (GED, workflow, contrathèque).
* Participer à la conformité et aux audits internes : vérification des documents, archivage des pièces justificatives, contribution à la conformité réglementaire et contractuelle.
* Réaliser un reporting opérationnel de base : suivi des indicateurs clés (factures en attente, délais de traitement, taux d’écarts, etc.) et transmission au Responsable Achats.
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word…).
* Expérience en gestion documentaire ou archivage, idéalement avec des outils de GED ou de contrathèque.
* Bonne compréhension des process achats : bons de commande, factures fournisseurs, réceptions, conditions de paiement.
* Capacité à vérifier la conformité documentaire et contractuelle.
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