Assistant, assistante de direction f/h

Missions et activités principales

La Banque des Territoires est organisée en 2 départements, département des finances et département digital, ainsi qu’en 4 directions opérationnelles :
- Direction des prêts
- Direction de l’investissement
- Direction du réseau et des territoires (DRT)
- Direction des clientèles bancaires (DCB)
La Direction des Clientèles Bancaires (DCB) assure 4 missions :
- Banquier du service public de la justice
- Banquier de la sécurité sociale
- Partenaire bancaire des acteurs publics locaux et institutionnels d’intérêt général
- Consignataire et dépositaire tiers de confiance
La DCB s’appuie sur deux réseaux, l’un porté par la direction du réseau et des territoires (DRT), l’autre sous forme d’un partenariat avec la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

I/ ENVIRONNEMENT / CONTEXTE DU POSTE
- Contexte du poste :
Le poste est rattaché :
- Hiérarchiquement au directeur de la DCB
- Fonctionnellement au directeur de la DCB (DCB0) et à sa directrice adjointe, par ailleurs directrice du département Pilotage et performance (DCBP)


II/ MISSIONS


Vous assurez les missions et activités suivantes :
Assistance de direction DCB0 et assistance DCBP
Principalement :
- Gestion des agendas du directeur et de la directrice ajointe
- Organisation des réunions internes et externes DCB0 et DCBP
- Gestion des déplacements (ordres de missions, frais de mission, etc.)
- Organisation des séminaires du comité de direction (restreint et élargi) DCB et du département pilotage et performance (planification et logistique)
- Réception, saisie et clôture des engagements associés aux budgets de DCB0 et DCBP dans l’outil dédié (AFP), programmation et suivi particulier de l’exécution du budget Frais de fonctionnement interne
- Gestion logistique (abonnements, coordination de l’intérim du directeur pour la présidence du comité national d’engagement (CNE) en cas d’empêchement, commandes de fournitures, mise à jour listes de diffusion DCB, etc.)
Plus occasionnellement :
- Coordination du traitement des affaires signalées DG (transmission aux départements concernés et suivi des retours)
- Tenue du chrono et gestion des parapheurs (physique ou électronique)
- Tenue de l’archivage
- Filtrage d’appels

Animation du réseau des assistantes de la DCB (6 personnes)
- Réunion des assistantes (4/an) : organisation, suivi de l’animation (ODJ, animation de la réunion, compte-rendu/validation et diffusion), mise en place des actions éventuelles
- En lien avec les assistantes DCB :
o Gestion documentaire DCB : organisation de l’archivage électronique DCB et transmission au service des archives (annuel)
o Gestion du carnet des mobilités et diffusion sur la plateforme digitale « Planète DCB » (bimensuel)
o Mise à jour de l’arrêté de délégation de signature BDT pour la partie DCB (mensuel)
o Mise à jour de l’organigramme DCB pour parution Planète DCB / Next (trimestriel)
o Mise à jour du livret d’accueil DCB et diffusion sur Planète DCB
o Parcours nouveaux arrivants DCB : organisation et logistique (trimestriel)
o Suivi des congés du CODIR élargi DCB (périodes de congés scolaires)

Appui au pilotage de l’activité de la DCB en collaboration avec le service Pilotage opérationnel et partenariat DGFiP - DCBP10
- Organisation des instances de partenariat avec la DGFiP
- Saisie dans AFP des engagements, réceptions mensuelles, et clôture associées au budget de partenariat avec la DGFIP

- Comités de direction DCB :
o Gestion du calendrier annuel des dossiers CODIR (mise à jour, suivi et contrôle des points à l’ordre du jour, validation du contenu avec la directrice adjointe)
o Création de l’ODJ, récupération des documents supports auprès des intervenants, envoi de l’ODJ et des documents support aux membres du CODIR/CODIR élargi, création de la maquette du compte-rendu
o Rédaction des comptes-rendus des CODIR/CODIREL
o Diffusion du CR aux membres du CODIR/CODIR élargi pour validation, suivi des retours
o Création, pour la gestion de la confidentialité des échanges, de deux versions du compte-rendu (CODIREL et Cercle Managérial), création du dossier Cercle Managérial sous le répertoire dédié, puis diffusion aux listes de diffusion correspondantes

Appui au dispositif d’animation et de communication de la DCB en collaboration avec le service Transformation – DCBP30
- Organisation des réunions de l’ensemble des collaborateurs (4/an) : planification et logistique,
- Organisation des réunions de managers (6/an) : planification, et logistique
- Organisation des rencontres collaborateurs-directeur DCB (8/an) : planification, gestion des participants, logistique
- Contributions aux supports de communication de la DCB (tenue du carnet des mobilités, mise à jour de l’organigramme général, mise à jour du livret d’accueil)
- Organisation d’évènements ponctuels (ex. atelier gestes et postures) et annuels (moment de convivialité parcours des nouveaux arrivants – 4/an)
- Saisie dans AFP des engagements, réceptions, et clôtures associées au budget animation, suivi du budget
Dans le cadre de ses missions, le titulaire du poste entretient des relations :
- Internes CDC avec tous les membres et interlocuteurs de la direction, les assistantes des COMEX EP et BDT, le cabinet du Directeur général, la Commission de surveillance et toutes les autres entités du Groupe
- Externes CDC : relation avec les partenaires, les instances professionnelles, les prestataires

Le/la titulaire s’assure de la bonne exécution de ses missions, propose et met en œuvre tout axe d’amélioration, d’évolution des procédures sur son périmètre ou de prise en charge de nouvelles activités.
Poste non encadrant


Profil attendu


Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

o Gérer les affaires générales
o Gérer la communication
o Conduire un projet
o Maîtriser les techniques d’expression écrite et orale
o Assurer un secrétariat
o Gérer l'information documentaire
o Assurer la gestion budgétaire

- Compétences transversales (GPEC EP)
o Garantir le service aux clients (TR010)
o Utiliser les outils informatiques et bureautiques (TR007)
o Facultés rédactionnelles

- Compétences liées au poste :

o Autonomie d’organisation et sens de l’initiative
o Capacité de travail en équipe
o Aptitude au management fonctionnel
o Capacité d’adaptation et de gestion des priorités
o Qualités relationnelles avec contact de haut niveau
o Rigueur et souci du reporting
o Maîtrise de l'environnement informatique bureautique
o Respect des règles de confidentialité et de déontologie
o Compétence pouvant être acquise : connaissance de l’environnement bancaire


Conditions de travail

Localisation: Paris 7ème – 15 quai Anatole France