Nous recherchons notre futur/e Gestionnaire de formation continue !
Vos missions :
1/ Missions d'accueil et de gestion administrative des apprenants
Vous informerez, conseillerez et orienterez les publics de formation continue
Vous assurerez la gestion administrative des opérations de recrutement des apprenants (paramétrage de l'application e-candidat, validation administrative des candidatures, contrôle des avis par les commissions pédagogiques)
Vous assurerez les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE)
Vous saisirez et suivrez l'emploi du temps des formations et des salles (ADE)
Vous établirez les contrats de formation des apprenants, les conventions de stage des apprenants et en assurerez le suivi aux diverses étapes
Vous participerez à l'organisation et à la gestion des examens : organisation logistique, convocations, rédaction des PV d'émargement et de délibération, saisie des résultats dans APOGEE)
Vous assurerez le relais entre les équipes pédagogiques et les apprenants
2/ Missions de gestion administrative des formations
Vous appliquerez les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de formation continue
Vous suivrez les demandes de création et de modifications des diplômes universitaires
Vous mettrez à jour l'offre de formation et les tarifs chaque année
Vous alimenterez les tableaux de bord et de suivi (conventions/contrats) et répondrez aux diverses enquêtes
Vous réaliserez divers documents relatifs aux manifestations
Vous participerez à la réflexion sur la dématérialisation des actes de gestion et en particulier contribuerez à la mise en place du logiciel FCA Manager
3/ Missions transverses
Vous participerez aux réunions organisées par l'UFR
Vous contribuerez à l'organisation d'actions de communication de l'UFR (salons, journées portes ouvertes, journées de rentrée, conférences, etc.)
Vous contribuerez à l'organisation d'autres activités de formation de l'UFR (examens, ED, ECOS,.)
Sujétions particulières : Astreintes particulières pour certaines périodes : examens et inscriptions administratives (pas de congés durant cette période et horaires variables). Horaires d'ouverture du service compatibles avec les emplois du temps des apprenants, participation aux permanences du service sur la pause méridienne.
Ce poste est fait pour vous si :
Vous avez des connaissances générales des techniques de gestion administrative et pédagogique
Vous connaissez les dispositifs d'aide à l'orientation universitaire et professionnelle
Vous connaissez la réglementation qui régit la formation continue
Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement des universités en France et plus particulièrement le fonctionnement d'Université Côte d'Azur et de l'UFR Médecine
Vous connaissez les publics de la formation médicale continue
Vous maîtrisez les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, ainsi que les logiciels bureautiques courants : Word, Excel...Vous avez le sens relationnel (avec les publics et dans l'environnement professionnel)
Vous avez une capacité d'écoute
Vous savez prioriser, organiser et planifier les activités
Vous savez travailler en équipe
Vous faites preuve de polyvalence et d'une grande adaptabilité
Vous savez gérer la confidentialité des informations et des données
Vous savez rédiger des notes administratives, des notes de synthèse et des courriers
Vous savez anticiper et faire remonter les problèmes
Vous savez résoudre des cas litigieux
Vous savez rendre compte à votre hiérarchie de manière adéquate.
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