Office manager

A propos du rôle – Office Manager & Assistant (e) de Direction ( Paris)


Ce poste combine deux volets :

* Un soutien exécutif au Président (et occasionnellement à d’autres membres de la direction)
* Une gestion administrative et RH ainsi qu’un rôle central dans la vie du bureau


Vous serez un maillon essentiel du bon fonctionnement du bureau de Paris et vous permettrez au Président de se concentrer sur les priorités stratégiques. Vous participerez activement à la mise en œuvre d’actions et d’initiatives visant à respecter et même promouvoir les core values de la société. Vous serez chargé(e) de la diffusion des informations internes à la société ainsi que des évènements s’y déroulant.


Missions principales :

1. Support exécutif

* Gérer l’agenda, les déplacements et les notes de frais du Président (et parfois d’autres dirigeants).
* Organiser les déplacements internationaux du Président (et de l’équipe de direction quand applicable).
* Gérer les visites de la Direction Internationale à Paris
* Maîtrise de l’organigramme Sony Music Publishing et des sociétés soeurs


2. Support administratif RH

* Coordonner l’intégration des nouveaux collaborateurs (incluant alternants et stagiaires) : collecte des documents et transmissions aux départements finance et aux prestataires de paie, préparation des formulaires internes Sony pour création des profils dans les systèmes de gestion du personnel ainsi que dans les systèmes informatiques, transmission et gestion des formulaires d’adhésion mutuelle et prévoyance, etc.
* Pour les alternants et stagiaires (environ 10 par an) : gérer la relation avec les écoles et avec l’AFDAS, préparer les CERFA, les conventions de formations, les conventions d’apprentissage et de stage
* Préparer les autres documents RH : contrats de travail, certificats, formulaires administratifs · Gérer les visites médicales pour l’ensemble des salariés
* Gérer les avantages salariés : tickets restaurant, chèques culture et chèques Noël.
* Gérer les recrutements (y compris alternants et stagiaires) : Assistance dans la rédaction des annonces et publication des offres.
* Gérer les demandes de formation, le suivi administratif et budgétaire des formations. ·
* Organiser les élections du Comité Social et Économique (CSE) tous les quatre ans.
* Être référent(e) secouriste et coordinateur(trice) en cas d’urgence et recruter les référent(e)s


3. Bien-être et événements internes

* Mettre en place des initiatives liées au bien-être des salariés et à la cohésion d’équipe en collaboration avec la direction.
* Organiser des team buildings, séminaires et événements internes.
* Déployer des initiatives de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
* Représenter la société lors des réunions One Sony.
* Gérer les commandes du merchandising Sony Music Publishing (tote bag, Hoodies)
* Gestion des concerts internationaux (commande des places, gestion des invitations)


4. Gestion du bureau et des services généraux

* Gérer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble, les prestataires externes et Sony Music (futur co-locataire de l’immeuble).
* Superviser les réparations et la maintenance de notre étage en liaison avec les prestataires
* Gérer les achats de fournitures de bureaux (commande papier, enveloppe) et achats divers
* Gérer les flottes de véhicules (commande nouveau véhicule, renouvellement)
* Gérer la flotte de téléphone mobile.
* Assurer le suivi et renouvellement du matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, copieurs).


Profil recherché

* Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités.
* Esprit d’équipe, sens du relationnel et goût du travail collaboratif.
* Communication proactive, attitude positive et bienveillante.
* Une expérience préalable en assistanat d’équipe, direction ou gestion de bureau ou service du

personnel est un atout.

* Engagement, motivation, adaptabilité et envie d’apprendre.
* Être au service des autres et sens aigu du collectif
* Intérêt sincère pour la musique et connaissance de l’actualité du secteur.