Secrétaire (ems)

Vos missions en quelques mots Le secrétaire de l’Etat-major de sécurité assure des tâches de secrétariat. Il a également vocation à assurer en lien avec le PSAC un soutien RH aux agents de l’Etat-major de sécurité et un suivi de certains dossiers de l’Etat-major de sécurité. Tâches de secrétariat pour la direction des métiers : - Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message) ; - Relation et liaison avec les autres secrétariats ; - Enregistrement des courriers « arrivée et départ » ; - Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions ; - Rédaction de projet de notes et courriers de la direction des métiers ; - Réservation des salles de réunion nécessaires à l’activité de la direction des métiers et organisation logistique des réunions (salle, visioconférence, prestation, etc.) ; - Organisation et gestion des déplacements des membres de la direction des métiers ; - Elaboration des états de frais de déplacement des membres de la direction des métiers ; - Suivi des dépenses de la mission : budget (en lien avec PS5), déplacements, hébergements, notes de frais des membres de la mission ; - Gestion des fournitures et matériels de bureau. Soutien RH de l’Etat-major de sécurité : - Suivi des propositions d’avancement et de récompenses ; - Suivi des campagnes de mobilité pour l’Etat-major de sécurité ; - Appui et conseil informatique aux membres de la mission. Profil recherché Connaissances : De l’institution Juridiques et réglementation pénitentiaire Outils informatiques (Pack office, surtout EXCEL) Rédactionnelles Savoir-être : Ecoute, discrétion, confidentialité, loyauté, rigueur Sens de l’analyse et synthèse, des relations humaines Autonomie, force de proposition, sens de l’initiative Savoir-faire : Applicatifs informatiques « métiers » Analyser, synthétiser et rendre compte Rédiger, communiquer Informer, alerter Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Dans l’administration pénitentiaire : services déconcentrés (établissement pénitentiaire, SPIP, direction interrégionale) ou administration centrale Offres de formation associées à votre prise de poste : Découverte de structures, rencontre des interlocuteurs Perspectives d’évolution professionnelle : Selon le profil du titulaire du poste Éléments de candidature Personnes à contacter damien.pellen@justice.gouv.fr tatiana.defrocourt@justice.gouv.fr