MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunération25000 à 35 000 euros annuel selon grille indiciaire de l'APHPService d'affectationDMU ESPRITPrésentation du service
Épidémiologie et biostatistique, Santé publique, Pharmacie, Pharmacologie, Recherche, Information médicale, Thérapeutique et médicaments (ESPRIT)
Le Département Médico-Universitaire est composé de :
Deux PUI, aux activités réparties sur les sept hôpitaux du Groupe Hospitalo-Universitaire APHP. Sorbonne Université,
Deux services de pharmacologie médicale dont un centre régional de pharmacovigilance Une unité de médecine chinoise traditionnelle
Deux départements de biostatistiques, santé publique
Un département d'information médicale
Un centre de référence sur les Agents tératogènes
L'exécutif du DMU est sous la responsabilité médicale du Dr Rufat
L'UF biostatistiques est sous la responsabilité médicale du Pr Dechartres et est rattachée au service de Santé publique (Pr Tubach). Les 2 entités sont situées sur PSL au 3ème étage du bâtiment Mazarin
Vos missions
MISSIONS GENERALES
Gestion du secrétariat du DMU ESPRIT : Directeur Médical, Cadre paramédicale.
Gestion du secrétariat du Département de Santé Publique/Biostatistique.
MISSIONS PERMANENTES
Accueil physique et téléphonique dans son domaine d'activité des PM, PNM et patients
Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et électroniques
Gestion, classement et envoi de mailings
Traitement et suivi des courriers et des documents (enregistrement, classement, diffusion et archivage)
Suivi des tableaux de service pour le PM :
Gestion des agendas des responsables de structure du périmètre
Gestion du planning d'occupation de la salle de réunion
Préparation, enregistrement et suivi des commandes dans les logiciels SAP, Achat et Timetonic (DADDL et Direction de la recherche)
Gestion des stocks du matériel bureautique, consommables copieur
Réalisation d'intervention technique et informatique dans Saphir et Smax
Organisation des réunions avec réservation de salles et installation du matériel
Organisation de congrès et des déplacements des médecins
Réalisation de courriers, présentations Power Point et travaux rédactionnels
Formation et encadrement occasionnel de stagiaire et secrétaire médicale débutante
Gestion des nouveaux arrivants PM en collaboration avec la Direction des Affaires Médicales (DAM)
Droits informatiques
Vêtement de travail
MISSIONS SPECIFIQUES :
Assurer l'organisation des enseignements universitaires de santé publique et/ou Biospim destinés aux étudiants (planning, examens, réservation de salles, DU, Master)
Assurer le secrétariat de la médecine chinoise : organisation du DU, accueil téléphonique, renseigner, prendre les inscriptions
Assurer la permanence du secrétariat en binôme avec la 2ème secrétaire du secteur. En l'absence de cette dernière, elle est appelée à la remplacer dans ses missions générales (réponse aux appels téléphoniques, accueil des visiteurs, etc).
Profil recherché
Savoirs faire requis :
Maîtriser les outils bureautiques (rédiger et mettre en forme un document de façon autonome)
Maîtriser internet/intranet
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités du secrétariat
Réaliser un plan de classement
Connaissances associées :
Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Power Point, Excel) et d'internet
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Bonne connaissance du vocabulaire médical
Connaissance de l'institution et de ses circuits
Connaissances en gestion
Qualités requises :
Esprit d'équipe, ponctualité, assiduité
Aptitude à restituer les informations
Sens de l'organisation, rigueur
Disponibilité,
Esprit d'analyse et d'initiative
Pré-requis :
Baccalauréat sciences médico-sociale
Concours APHP d'Assistante Médico-Administrative
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude horaire 08h00 à 18h00 sauf les week-ends et les fériésTélétravailOuiVos avantages à l'AP-HPRemboursement partiel du Navigo Zen Zone AGOSPAP
Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2
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