Agent(e) d’accueil et de l’agence postale communale

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative selon expérience professionnelle Descriptif de l'emploi La Commune de Plouharnel d'environ 2300 habitants, située en Morbihan Sud, et appartenant à la Communauté de Communes d’AQTA, recrute un(e) agent d'accueil et de l’agence postale communale à temps complet (35h00), dans le cadre d'un emploi permanent suite au détachement de l’agent titulaire, dans le cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux.

Vous partagez les valeurs du travail en équipe, vous êtes dynamique et motivé(e), alors venez rejoindre notre équipe !

Poste à pourvoir au 01 septembre 2025.

Vous serez sous la responsabilité et sous l'autorité de la Direction générale des services. Vous êtes en charge des missions d'accueil mairie et également de l'agence postale communale. Missions / conditions d'exercice Missions du service Accueil :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter le public
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
* Apporter une première réponse sur différentes thématiques et services de la collectivité
* Orienter vers les personnes et services compétents,
* Prendre et transmettre des messages, mettre en relation des correspondants
* Gérer les mails et apporter des réponses de premier niveau ou transmettre à l'interlocuteur compétent
* Gérer l'arrivée et le départ du courrier
* Accueil en urbanisme : renseignements, enregistrement des dossiers, prise des RDV, tâches administratives
* Présenter des documents d'information et de communication adaptés aux demandes
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
* Faire respecter les règles et consignes de sécurité relatives aux lieux d'accueil du public
* Gérer, afficher et diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
* Remplir des tableaux de bords et indicateurs de fréquentation
* Gérer les agendas et rendez-vous du Maire, des élus et des services
* Gestion des salles
* Rédaction en transmission de courriers divers

Missions Etat civil :

* Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
* Établissement des dossiers de mariage, PACS …
* Gestion des décès (acte, inhumation...) et du cimetière
* Tenue administrative des registres d'état civil


Missions du service Agence postale :

* Accueil du public en Agence Postale Communale,
* Service de proximité, garantir les qualités relationnelles du service public,
* Affranchissement des lettres et colis ordinaires,
* Vente de timbres postes à usages courant, ventes d'enveloppes, prêts à poster et d'emballage Colissimo, dépôt et retrait des lettres et colis y compris des recommandés,
* Gérer les retraits d'espèces Profils recherchés Profils recherchés :
Formation et connaissances :
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (pack office, logiciels spécifiques)
La connaissance du logiciel Berger Levrault serait un plus
Connaissances des règles d'hygiène et de sécurité

SAVOIRS :

* Maitriser les techniques d'accueil physique et de communication téléphonique
* Maitriser parfaitement le français (orthographe, grammaire)
* Connaitre les techniques de prise de notes
* Avoir des connaissances en état civil


SAVOIR FAIRE :

* Identifier rapidement les champs d'action des autres services et les interlocuteurs pertinents
* Savoir orienter de manière pertinente l'usager en fonction du 1er niveau de réponse et des disponibilités
* Maîtriser l'outil informatique en bureautique, Word, Excel, messagerie Outlook et pour la navigation Internet et l'archivage des dossiers
* Savoir utiliser un standard téléphonique
* Veiller à l'application des règles internes de fonctionnement
* Savoir rechercher et classer de l'information de façon efficace

SAVOIR ETRE :

* Sens du service public : respect de la hiérarchie et des consignes, discrétion professionnelle, respect du public (courtoisie et tenue)
* Être disponible, à l'écoute du public et être conscient(e) de représenter l'image de la collectivité
* Avoir un comportement chaleureux, souriant, dynamique et qui favorise l'échange
* Savoir mettre en œuvre des qualités de médiation et de gestion des publics difficiles en cas de besoin
* Confidentialité
* Organisation rigueur et méthode
* Faire preuve de patience et de maîtrise de soi
* Avoir le sens de la discrétion, notamment concernant les données et informations connues
*Ponctualité

Informations complémentaires :

Conditions :

* Rémunération selon statut de la fonction publique territoriale + régime indemnitaire (prime mensuelle) + prévoyance + CNAS + titres restaurant
* Horaires de travail :
lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h00
mardi de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 15h45