Placé.e sous l’autorité du Président de PSL et sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de cabinet, le/la responsable des instances a pour missions principales d’assurer la coordination opérationnelle des instances de PSL, tant du côté de l’université que de la fondation :
1)Planification et coordination :
-Organiser les instances et commissions de l'université : conseil d’administration et comités en découlant, comité exécutif, directoire et bureau du directoire, Sénat académique, conseil d’orientation stratégique, conseil de la documentation, commission de déontologie et commission électorale,
-Élaborer un calendrier annuel des réunions en concertation avec les différentes parties prenantes.
-Coordonner, en lien avec les assistantes de direction, les agendas des membres des assemblées et s'assurer de leur disponibilité.
2)Gestion Administrative :
-Préparer l'ordre du jour des réunions en collaboration avec les responsables des différents services.
-Collecter et distribuer la documentation pertinente aux membres avant chaque réunion.
-Rédiger, répertorier et archiver les comptes-rendus des instances
-Tenir des registres précis des délibérations et des décisions prises lors des réunions.
-Constituer les dossiers de demande de distinction honorifiques
-Organiser les cérémonies diverses, telles que les palmes académiques, les vœux du Président
3)Communication et Liaison :
-Servir de point de contact principal pour toutes les questions liées aux assemblées et aux réunions.
-Assurer une communication efficace entre les différents organes de l'université et de ses établissements-composantes
-Collaborer avec les services de communication pour diffuser les informations relatives aux décisions prises lors des réunions.
-Appuyer la stratégie du lobbying.
4)Conformité et Règlementation :
-Veiller à ce que toutes les procédures et les processus suivent les règles et les réglementations en vigueur.
-Assurer le respect des statuts de l'université et des règlements internes lors des délibérations
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