Agent d'accueil et de gestion administrative des résidents (h/f)

Description du service :
L'EHPAD Les Glycines fait partie des « Résidences de l'Aune », une direction commune réunissant 3 EHPAD autonomes du Sud Sarthe : Mansigné, Pontvallain et Mayet. Ce groupement favorise la coopération entre établissements, la mutualisation des compétences et une dynamique de projets partagés au service du bien-être des résidents et des équipes. Situé au cœur du village de Mansigné (Sud Sarthe), l'EHPAD accueille 90 résidents en hébergement permanent (dont 14 places en UPAD), 2 places d'hébergement temporaire, 3 places d'accueil de jour et un PASA de 14 places.
Le service est constitué d'une référente RH et avec des temps partagés : d'une adjointe des cadres en charge des finances, d'une adjointe des cadres en charge de la coordination et du suivi facturations et achats et d'une secrétaire de direction.

Description du poste :
Vous accueillez les usagers, réalisez les facturations fournisseurs et résidents et participez aux fonctions administratives de suivi et gestion des dossiers administratifs des résidents.
Vous êtes en lien avec le cadre de santé, la direction, les adjointes en charge des finances, des achats et facturations.

CDD 12 mois 100% à pourvoir dès début février 2026.

Vos missions :
Mission d'accueil et d'information
- Accueil téléphonique, renseignements et conseils à des tiers
- Accueil physique des usagers, des fournisseurs, du personnel ou des intervenants externes
- Gestion de l'accueil des résidents, relations avec les familles et les résidents (pour tous les types d'hébergement)
- Lien avec les familles et les proches des résidents et tuteurs Administration
- Suivi conjointement avec la cadre de santé des possibilités d'entrée dans l'Etablissement
- Réalisation et complétude des dossiers d'entrée présentés
- Elaboration des dossiers spécifiques (demande d'aide sociale...)
- Tâches administratives et de secrétariat : suivi de tableaux de bord, suivi des honoraires des professionnels libéraux et laboratoires, distribution du courrier des résidents
- Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'informations et de tableaux dans son domaine d'activité

Comptabilité/Facturation
- Réalisation des frais de séjour des résidents, suivi des remboursements pour l'accueil de jour
- Gestion des factures des fournisseurs (enregistrement des bons de commande, liquidation et mandatement des factures, relations avec les fournisseurs), travail conjoint avec l'adjointe des cadres en charge du suivi de facturation et de la direction
- Mise à jour des dossiers fournisseurs en lien avec l'adjointe des cadres
- Lien avec les infirmières (facturation des médecins libéraux et des laboratoires...)
- Réalisation de devis pour les petits achats courants, en lien avec l'adjointe des cadres comptabilité-achats et de la direction

Conditions particulières :
Poste à temps plein Travail de jour en semaine
Possibilité de bénéficier des prestations du CGOS (comité de gestion des œuvres sociales)
L'établissement travaille en direction commune avec les EHPAD de Mayet et Pontvallain
Grille salaires FPH

Descriptif du profil recherché :
Qualités professionnelles
Nous recherchons une personne :
- Organisée, dynamique et à l'écoute des résidents de leurs familles, mais aussi de toute personne pouvant intervenir auprès de l'établissement
- Ouverte et collaborative, avec le sens du service public et du travail en équipe pluri-professionnelle
- Avec un sens aigu de la communication, notamment de par des qualités et capacités écrites et un langage adapté aux situations
- Connaissance et maitrise de l'outil informatique

Diplôme et expérience
- Diplôme de gestion administrative/comptabilité/Facturation idéalement ou similaire
- Une expérience en EHPAD ou milieu médico-social est un atout apprécié