Vos missions en quelques mots L’assistant(e) de direction assure le secrétariat, l’organisation administrative et le suivi logistique de l’activité du référent du Conseil Économique, Social, Environnemental Local (CESEL). Il/elle contribue au bon fonctionnement de l’instance en garantissant la préparation, la coordination et le suivi des travaux, réunions et avis produits par le CESEL. Activités du poste : 1. Secrétariat de direction et assistance administrative • Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriers et courriels • Gérer l’agenda du référent CESEL et organiser les rendez-vous • Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, comptes rendus, convocations) • Assurer le suivi des dossiers administratifs liés au CESEL 2. Organisation des instances et réunions du CESEL • Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, dossiers) • Assurer la logistique des séances (salles, matériels, supports) • Rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décisions • Suivre la mise en œuvre des avis et contributions du CESEL 3. Suivi administratif et coordination interne • Centraliser les documents et contributions des membres du CESEL • Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi • Assurer le lien administratif avec les services municipaux • Contribuer au classement et à l’archivage des dossiers 4. Appui à la communication et à la valorisation des travaux • Participer à la mise en forme de documents de communication (rapports, synthèses) • Contribuer à la diffusion des travaux du CESEL en interne et en externe • Appuyer le référent dans la préparation des supports de présentation CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE Respect des délais liés aux instances et réunions Disponibilité ponctuelle en soirée (réunions du CESEL, ateliers participatifs) Possibles pics d’activité lors des séances du CESEL Confidentialité des travaux et documents Profil recherché APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE Savoirs • Fonctionnement des collectivités territoriales • Notions sur les instances consultatives (type CESEL, conseils de développement) • Maîtrise des règles de secrétariat administratif Savoir-faire • Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, notes) • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda) • Organisation et gestion de réunions • Classement, archivage et suivi de dossiers Savoir-être • Rigueur et sens de l’organisation • Discrétion professionnelle et confidentialité • Qualités relationnelles • Réactivité et capacité d’adaptation • Esprit d’équipe FORMATION(S) REQUISE(S) Formation CAP /BEP en secrétariat, gestion administrative ou assistanat. Ou équivalence professionnelle
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