Agent de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi DGA : Aménagement et Développement Urbain
Direction : Bâti et Espaces Publics
Service : Centre Technique Municipal Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Assure l’accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal en l’absence de l’agent d’accueil
Assure des travaux de secrétariat Gestion d’Illico (courriers arrivé/départ – notes internes)
Assure la saisie de bons de commande sur CIVIL pour le CTM.
RH : Evolution du parcours de l’agent titulaire, stagiaire, remplaçant, saisonnier.
Suivi de l’AVPU en lien direct avec le responsable du CTM : gestion des mails afférents.

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

Accueil du public : réception et orientation des appels ; orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
Hiérarchisation des demandes selon leur caractère d’urgence
Suivi des courriers sur Illico : distribuer les courriers vers l’interlocuteur ou service compétent, taper les réponses aux courriers, taper les notes internes et les diffuser – s’assurer que chaque demande ait une réponse.
Assure sur CIVIL, la saisie de bons de commande, les rapprochements de factures pour le service Energie et Bâtiments communaux.
RH : Gestion des congés (sur HOROQUARTZ), suivi des contrats des agents titulaires, stagiaires, remplaçants, des saisonniers. Lien direct avec les RH : arrêts maladie, accidents du travail. Suivi de tableaux de bords.
Création de prestations et suivi de manifestations sur le logiciel ASTECH ponctuellement Profils recherchés Qualifications nécessaires :
BEP Secrétariat/comptabilité
Compétences techniques :
Bonne connaissance de son environnement professionnel
Maîtrise de l’outil informatique : Word – Excel – Internet – Logiciels métier (CIVIL, ASTECH, ILLICO, HOROQUARTZ)
Connaissance des procédures internes.
Savoir-Être :
•Relationnel :
Bon contact avec le public, discrétion, diplomatie, sens du service public, qualités relationnelles et goût du travail en équipe

•Autonomie :
Identification et hiérarchisation des priorités, esprit d’initiative, réactivité, information de la hiérarchie des difficultés rencontrées

•Efficience :
Organisation, méthode, rigueur, respect des procédures et des consignes

•Implication :
Adaptabilité, intérêt pour le développement de l’e-administration et l’évolution de l’outil informatique

•Management (le cas échéant) : Non