Assistant(e) de direction f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
Salaire brut mensuel à partir de 2287 euros bruts
Service d'affectation
DHL - Direction de l’hôtellerie et de la logistique
Présentation du service

: La direction de l’hôtellerie et de la logistique est une direction nouvellement créée par la direction générale de l’AP-HP. Son niveau d’action est central, en articulation étroite avec tous les acteurs intervenant dans le champ de la logistique et de l’hôtellerie, tant au sein des GHU que des directions fonctionnelles et pôles d’intérêt commun des services centraux et généraux.

Dans ce cadre, dans sa phase de construction, il s’agit pour elle de définir les conditions de son fonctionnement et de constituer une équipe experte de la logistique ; et en parallèle, de façon progressive au fur et à mesure de sa montée en compétence, elle assure les missions qui lui sont confiées.

Vos missions

Mission générale : L’assistant(e) de Direction concourt au bon déroulement de la mission de la Direction

Missions détaillées :

1- Assistance de la Direction :

· Gérer l’agenda, planifier les rendez-vous, les déplacements et les réunions de la directrice

· Organiser le planning des réunions de la DHL (COPIL, COPROJ, CODIR, réunions de service…)

· Gérer les appels téléphoniques et les mails

· Préparer les dossiers et assurer le suivi des échéances.

· Rédiger des comptes rendus (environ 2 par mois : COPIL, COPROJ, …), notes et courriers.

· Coordonner la circulation des informations entre la direction et les autres services de l’AP-HP

2- Gestion documentaire et organisation :

· Classer et archiver les documents de manière numérique et physique.

· Gérer les outils collaboratifs et assurer leur mise à jour.

· Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, outils informatiques, supports, etc.).

3- Communication interne :

· Être l’interlocutrice privilégiée des équipes internes et des partenaires externes.

· Créer des présentations visuelles à la demande de la directrice.

· Contribuer à la vie de l’équipe DHL, à la constitution et la préservation et le renforcement du collectif de travail

4- Contribution aux projets :

· Participer à l’organisation des projets transversaux, évènements, temps forts de la Direction de l’hôtellerie et de la logistique (par exemple : « journée logistique »

· Identifier les points de blocage (administratifs, autres) et proposer des solutions

Mission spécifique : être le référent RH de la direction de l’hôtellerie et de la logistique. Assurer à ce titre la gestion du temps de l’équipe via gestime, être l’interlocuteur de proximité sur les sujets RH en lien avec le département RH de la direction des ressources du siège et participer aux réunions d’information et aux formation organisées par la DRS.

Profil recherché

• Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.).
• Intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s’adapter aux différentes situations et aux environnements divers
• Sens de la communication : pour s’assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l’organisation, et compétences en communication interne pour contribuer à la préservation et au renforcement du collectif de travail
• Organisation, gestion des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
• Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager
• Bonnes s capacités rédactionnelles

SAVOIR FAIRE REQUIS
• Gestion des agendas complexes
• Organisation, planification de réunions et visioconférences
• Appui aux besoins informatiques et notamment installation des salles, agendas en ligne et partagés
• Création de supports visuels et présentation.
• Accueil téléphonique
• Traitement des courriels et courriers signés par la Directrice
• Préparation des dossiers de réunion
• Mise en forme de courriers

CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Connaissance de l’organisation de l’AP-HP, de ses missions et de son fonctionnement
• Sensibilisation aux enjeux politiques et stratégiques d’une grande institution publique
• Connaissance des outils de collaboration interne (Teams, Intranet…)

SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de la responsabilité
• Grande discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Fortes qualités relationnelles
• Polyvalence
• Sens de l’adaptation
• Réactivité

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
7h36
Télétravail
Oui
Vos avantages à l'AP-HP
* Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
* 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
* TL possible en fonction de la mission
* 75 % du NAVIGO remboursé
* Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
* Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpital
L'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
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Référence de l'offre
2025-18614