Description du poste
1. Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, documents et comptes-rendus de réunions
2. Gérer le courrier de la direction (réception, tri, distribution, expédition)
3. Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements, en interface et en coordination avec l'ensemble des directions ou des partenaires externes,
4. Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires aux Agents de Direction
5. Gérer les relations internes et externes de l'Agent de Direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques)
6. Assurer la préparation et le suivi de dossiers spécifiques et de supports pour les interventions / réunions
7. Assurer le secrétariat des instances relatives aux relations sociales
8. Tenir à jour la base de données partenaires
9. Réaliser les achats et commandes liés à l'organisation de toutes cérémonies, réunions, séminaires, commissions, départs en retraite, funéraires
Profil recherché
Vos compétences
Savoirs :
10. Connaître l'essentiel de son environnement, de l'organisation et des dossiers en cours
11. Connaître les partenaires habituels du service.
12. Connaître les procédures internes de l'organisme
13. Connaître les techniques de prise de note
14. Connaître les règles d'archivage
Savoir-faire :
15. Mettre en œuvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique
16. Orienter les personnes vers le bon interlocuteur
17. Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée
18. Réaliser des documents en respectant les règles de présentation
19. Utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques et nouvelles technologies pour la réservation des moyens matériels, la gestion des agendas et des plannings
20. Organiser ses activités en tenant compte des délais et des échéances
21. Coordonner les informations
22. Réaliser des comptes - rendus de réunion
23. Rédiger seul des documents (courant, complexe, à enjeux)
Savoir-faire relationnel :
24. Présenter une image positive du service et de l'organisme
25. Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes
26. Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
27. Rendre compte à sa hiérarchie
28. Faire preuve d'initiative aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes, notamment en l'absence de son responsable hiérarchique
29. Adapter le message et le vocabulaire au niveau de connaissance de l'interlocuteur
30. Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
Votre formation
Niveau Bac / Bac : assistanat de direction, assistante de gestion, secrétariat
Une expérience dans l'exercice du métier serait appréciée
Informations complémentaires
Prise de fonction : dès que possible
Lieu d'exercice : Toulon La Loubière
Rémunération : .80 euros brut mensuel (niveau 4B)
Volume horaire: 36h
Contrat: CDD de 5,5 mois
Avantages : horaires variables, ticket restaurant d'une valeur faciale 11.52€ pris en charge à 60% par l'employeur, prime de crèche, forfait mobilité durable…
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.