Votre rôle : le point d'équilibre de l'agence Vous serez le véritable support administratif et organisationnel. Au contact direct de la direction et des équipes projets, vous assurerez le bon fonctionnement de la vie d'agence et le suivi administratif des opérations. - Vie d'agence & organisation - Accueil téléphonique et gestion des visiteurs - Gestion des fournitures, prestataires et services généraux - Organisation de moments de vie d'équipe et d'événements internes - Coordination du quotidien pour garantir un environnement fluide et agréable - Gestion administrative des projets - Suivi des dossiers de maîtrise d'œuvre - Préparation et diffusion des documents de chantier - Rédaction de courriers administratifs et contractuels - Gestion documentaire et archivage numérique - Mise à jour des espaces collaboratifs - Suivi financier & contractuel - Gestion administrative des appels d'offres - Suivi des marchés, ordres de service et sous-traitance - Édition des situations de travaux et suivi des règlements - Gestion des honoraires et relances - Suivi des DOE et garanties de parfait achèvement - Support interne & coordination - Suivi administratif RH (congés, notes de frais, outils internes) - Gestion des fournisseurs et contrats de l'agence - Suivi de certains dossiers administratifs et assurances - Participation au pilotage administratif des opérations Profil : Le profil que nous recherchons Vous aimez quand les choses sont carrées, organisées et bien suivies. Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil, et vous appréciez les environnements dynamiques où l'autonomie est valorisée. Vous avez : - Une formation Bac2 minimum en gestion, administration ou assistanat - Une expérience d'au moins 3 ans en agence d'architecture, bureau d'études ou environnement BTP - Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…) - Des connaissances en suivi de marchés et gestion administrative de projets Et surtout : - Un excellent sens de l'organisation - De la rigueur et de la fiabilité - Un bon relationnel et le sens du service - Une vraie capacité d'initiative - L'envie de travailler dans une équipe engagée et créative
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