Agent en charge de l’état civil et du cimetière

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Funéraire Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi L'agent placé sur ce poste contribue directement à l'image de la collectivité via l'accueil physique et téléphonique du public et pour répondre à tout type de demande, notamment celles liées à l'état-civil ainsi qu'au cimetière Missions / conditions d'exercice Mission 1 : Accueil téléphonique et physique du public :
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation les correspondants
- Réagir aux situations d'urgence
- Distribution des sacs à déjection
- Faire remplir les cartes de déchetterie à l'accueil avec l'administré

Mission 2 : Gestion de l'état-civil de la collectivité
- Gestion du Téléservice (service-public et COMEDEC)
- Traitement des demandes d'actes de naissances (courrier, mail, demandes à l'accueil),
- Traitement des déclarations de décès et transcriptions,
- Traitement des reconnaissances,
- Enregistrement dossiers de PACS, mariages, changements de noms, prénoms, rectifications, parrainages républicains,
- Enregistrement des recensements citoyens,
- Tenues des registres et actes numérisés, livrets de famille
- Délivrance des attestations d'accueil des étrangers
- Tous autres actes d'état-civil (certificat de vie, légalisation de signature)
- Transmission des données à l'INSEE, à l'ARS et au Tribunal Judiciaire, et autres communes

Mission 3 : Gestion du cimetière
- Accueil téléphonique et physique des familles et des sociétés des pompes funèbres
- Proposer des emplacements a l'achat, établir le titre de concession
- Constituer les dossiers de renouvellements des concessions, établir le titre de renouvellement.
- Suivi des travaux (pompes funèbres ou marbriers), planning d'intervention en lien avec les Services Techniques
- Gestion des autorisations funéraires, inhumation, exhumation, inhumation ou scellement d'urne, réduction de corps.
- Suivi des dossiers : date d'échéance, abandon de concession, rétrocession, transmission ou legs. Mise à jour des données sur les héritiers et ayant droits, dernière inhumation.
- Intégration et gestion des dossiers sur logiciel
- Suivi des concessions expirées, en état d'abandon, délabrée, non entretenue.
- Surveillance du cimetière, propreté et sécurité
- Gestion des procédures de reprise des concessions (perpétuelle et temporaires)
- Affichage et informations au cimetière, sur les concessions et sur les panneaux (site internet également)
- Mise à jour des registres d'ossuaires, d'inhumation, des concessions, dispersions des cendres en pleine nature ou au Jardin du Souvenir
- Mise à jour du règlement du cimetière, tarifs des emplacements

Mission 4 : Traitement du courrier de la collectivité :
- Récupération des courriers de la commune et enregistrement des courriers état civil,
- Gestion des contrats avec la Poste
- Traitement et affranchissement à la Poste

Mission 5 : Polyvalence sur d'autres missions de la collectivité :
- Inscription téléalarme et repas à domicile (renseignements et inscription),
- Commande des repas auprès du restaurant scolaire de Saint-Romain-en-Gal en cas d'absence de l'agent en charge et gestion de la tablette
- Inscription aux activités périscolaires, mise à jour des dossiers scolaires
- Surveillance de la cantine et des couchettes
- Réception des règlements (chèques école, téléalarme)
- Gestion des locations de salles (salle des Orchidées)
- Gérer les clés des différents bâtiments de la commune
- Commande de papeterie, produits d'entretiens et produits de nettoyage (Restaurant Scolaire, Services Techniques, et Verrière) Profils recherchés - Capacité d'anticipation et d'organisation,
- Polyvalence,
- Rigueur administrative,
- Capacité d'analyse juridique,
- Respect des consignes de la hiérarchie