Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistant.e de direction exerce une mission clé dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il/elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes.
Contexte et environnement du poste :
Relations internes au groupe SOS : services comptable, RH, paie, assistante de direction DG Solidarités, informatique, CSE.
Relations avec l’extérieur : administration pénitentiaire, OPCO, fournisseurs, prestataires, bailleurs.
I. Gestion des ressources humaines :
* Tenue des dossiers du personnel et réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour).
* Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP).
* Déclaration et suivi administratifs (déclaration AT, AM, enregistrement des congés).
* Rédaction des promesses d’embauche et contrats de travail.
* Interlocutrice privilégiée des salariés sur les questions liées aux ressources humaines.
* Gestion auprès des organismes de formation (OPCO, sites qualifiants, actualisation du PDC).
II. Gestion administrative :
* Gestion et traitement des courriers/courriels.
* Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions, etc.).
* Gestion des déplacements professionnels et usagers (transport, hôtel, frais liés).
* Traitement des notes de frais, gestion des contrats avec les fournisseurs, classement et archivage des dossiers, commande de fournitures.
III. Gestion financière :
* Alimentation, enregistrement et contrôle de la caisse.
* Réception et mise en paiement des factures.
* Rédaction des bons de dépenses et suivis comptables.
* Établissement des factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suivi.
* Aide à la clôture du budget annuel et à la préparation du budget suivant.
IV. Gestion informatique :
* Relation avec le prestataire informatique et gestion du parc informatique et téléphonique.
V. Soutien opérationnel :
* Soutien de la direction et de l’équipe sur l’organisation (planning d'astreinte, recensement des congés, interventions extérieures).
* Prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services pour la direction.
Début du contrat : dès que possible.
#J-18808-Ljbffr
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