Référent administratif (h/f)

Pres société


Le pôle territorial Sud-Ouest regroupe Olivet, Saint Pryvé Saint Mesmin et Saint Hilaire Saint Mesmin.

Vous êtes l’interlocuteur privilégié du Service d’Appui et de Ressources de la Direction Générale Adjointe Services Urbains de Proximité.


Missions

Assister le responsable dans la structuration du fonctionnement du pôle territorial :


- Participer à la définition et suivre les outils de gestion des ressources du pôle, en lien avec le service d’appui et de ressources

- Organiser et assurer les missions de secrétariat du responsable (gestion de l’agenda, rédaction de courriers, notes, comptes-rendus…)

- Suivre les dossiers assurances / sinistre en lien avec la chargée de mission

- Rédiger des procédures

- Réaliser des documents de présentation, mise en forme de divers documents (Word, Excel, PPT…),

- Assurer le suivi administratif de la programmation et de la mise en œuvre des plans pluriannuels d’intervention, programmes d’actions, référentiels d’activités définis par les directions métiers

- Suivre les demandes d’intervention des communes et des directions métiers de la Métropole concernées auprès du pôle territorial

- Suivre les indicateurs d’activités du pôle, tenir à jour des tableaux de bord


Assurer le suivi des outils de pilotage de l’activité RH du pôle :


- Assurer le suivi RH du Pole en lien avec le Responsable

- Mettre en place les outils de gestion nécessaire au suivi des effectifs et des formations / habilitations

- Etre l’interlocuteur des agents et des encadrants de proximité du Pole pour toutes questions RH et pour l’utilisation de logiciel INCOVAR/INSER

- Faire le lien avec le Service d’Appui et de Ressources de la DGA


Assurer l’accueil, le suivi et le traitement de la réponse aux usagers:
- Accueil téléphonique : réceptionner et orienter les différentes demandes vers les équipes concernées. En assurer le suivi

- Gérer les réclamations par courrier et e-mail : collecte des éléments de réponse auprès des services opérationnels. Rédaction des courriers de réponse. Mise en parapheur et suivi des courriers dans les logiciels IXBUS et MAARCH
Finances
- Emettre les bons de commandes via l’outil (SEDIT)

- Suivre et valider les factures

- Refacturer les prestations réalisées par le pôle

- Effectuer le suivi budgétaire du pôle

- Suivi budgétaire des conventions


Assurer l’appui administratif du pôle, en lien avec le Service d’Appui et Ressources de la DGA :

- Participer à la formalisation des besoins à l’occasion du montage de marchés publics

- Rédiger et suivre les conventions (fonds de concours / offre de concours)

- Etre en appui au responsable de pôle pour l’ensemble des fonctions RH : assurer le suivi

- De façon générale, être l’interface entre le Service d’Appui et de Ressources et les équipes du pôle pour toutes les fonctions support


Divers :

- Polyvalence

- Participer aux différents groupes de travail en lien avec la compétence (transition écologique, harmonisation des procédures, SIG,…)

- Participer au réseau métier


Spécificités du poste

Lieu d'embauche:

Pôle Territorial Sud-Ouest 422, rue du Général de Gaulle 45160 - OLIVET

Horaires variables ou fixes

Déplacements ponctuels sur le territoire du Pôle et de la Métropole

Télétravail


Compétences techniques attendues
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissances des textes et règlementations relatives aux interventions sur le domaine public
* Capacité rédactionnelle, esprit de synthèse
* Capacité à travailler en équipe et à être autonome
* Maîtrise de l’outil informatique (utilisation de la suite office, des logiciels métiers SEDIT, INVOCAR, OXYAD, INSER, MAARCH…)

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être
* Disponibilité
* Réactivité et adaptabilité
* Rigueur et discrétion
* Organisation, capacité d’initiative et sens du travail en équipe