Assistant(e) du pdec et chargé(e) du secrétariat du sous-préfet en charge du territoire roubaisien

Groupe RIFSEEP :

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Vos activités principales:

En tant qu’assistante du préfet délégué pour l’égalité des chances, en lien avec la directrice de cabinet, en binôme:

- Gérer l’agenda du PDEC : planifier les réunions et visites de terrain, notamment les réunions périodiques avec les services déconcentrés et les délégués du préfet

- Assurer le bon déroulement des réunions et visites planifiées: réserver les salles et outils nécessaires, rédiger les invitations, assurer les relances, tenir une liste de présence, organiser les déplacements et préparer les dossiers de la journée, gérer la mise à jour des contacts

- Recevoir les appels et les retranscrire, communiquer les directives du préfet auprès des services déconcentrés

- Rédiger, modifier, envoyer des courriers et notes préparés par le préfet délégué, les membres du cabinet et les services

- Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier, en faisant le lien avec le contenu des parapheurs mis en signature

- Gérer les stocks des fournitures de bureau et de réception

- Assurer la gestion des congés du préfet délégué, des congés exceptionnels des membres du cabinet et des délégués du préfet

- Réserver les billets de train et les chambres d’hôtel pour le préfet délégué et les membres du cabinet en cas de déplacement

- Assurer la charge du secrétariat durant les absences du binôme et travailler en horaires de brigade


En tant qu’assistante du sous-préfet en charge du territoire roubaisien:

- Gérer l’agenda du sous-préfet : planifier les réunions et visites de terrain, notamment les réunions périodiques avec les services déconcentrés et les délégués du préfet

- Assurer le bon déroulement des réunions et visites planifiées: réserver les salles et outils nécessaires, rédiger les invitations, assurer les relances, tenir une liste de présence, organiser les déplacements et préparer les dossiers de la journée, gérer la mise à jour des contacts

- Recevoir les appels et les retranscrire, communiquer les directives au sous-préfet auprès des services déconcentrés

- Assurer la gestion des congés du sous-préfet

- Réserver les billets de train et les chambres d’hôtel pour le sous-préfet en cas de déplacement

Votre environnement professionnel:

Activités du service :

Cohésion sociale

Composition et effectifs du service :

Le service du préfet délégué pour l’égalité des chances se compose: d’une direction de cabinet, de trois chargé(es) de mission, de la mission politique de la ville et égalité des chances (MPVEC), de 15 délégué(es) du préfet ainsi que deux assistantes de direction.