Office manager f/h

Les missions décrites ci-dessous ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en
fonction des besoins de l’entreprise. À ce titre, l’Office Manager peut être amené(e),
ponctuellement ou à terme, à contribuer à des activités de comptabilité tiers (saisie
bancaire, lettrage, suivi de comptes), sans que cela constitue une obligation
immédiate.


Vos mission principales seront les suivantes :

Administration des ventes 50%
- Assurer l’administration des ventes afin de permettre la facturation (s’assurer de la
disponibilité des devis, bons de commandes, contrats).
- Émettre et suivre la facturation clients (prestations de conseil et formations).
- Suivre les règlements et participer aux relances des impayés en coordination avec
la Responsable Administrative et Financière.
- Maintenir la fiabilité des données administratives dans les outils de gestion (CRM,
Dendreo, Sage).
- Contribuer à l’amélioration continue des processus ADV et de facturation.
Organisation des formations (logistique & administratif) 40%
- Élaborer le planning annuel des formations inter et intra en collaboration avec les
autres services.
- Superviser l’administration des formations dans le logiciel dédié (convocations,
feuilles d’émargement, attestations, dossiers financeurs, archivage, etc).
- Accueillir les apprenants et s’assurer de leur satisfaction tout au long des parcours
de formation.
- Participer aux certifications de l’entreprise (Qualiopi, CPF) et suivre les démarches
administratives associées.
- Mettre en œuvre et suivre les actions d’amélioration continue : indicateurs, bilans,
enquêtes de satisfaction, feedbacks participants.

Services généraux 10%
- Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux (bureaux, équipements,
fournitures, prestataires).

- Gérer les relations avec les prestataires externes (bailleur, ménage, maintenance,
assurances, etc.).
- Organiser la logistique interne : accueil visiteurs, gestion des déplacements.
- Veiller à la bonne tenue des espaces et au respect des règles internes.



RAISON D'ÊTRE
Rattachée à la Responsable Administrative & Financière, l’Office Manager prend en
charge les services généraux, l’organisation des formations (certification Qualiopi),
ainsi que l’administration des ventes. En lien étroit avec les différents services de
l’entreprise, l’Office Manager contribue directement à la fiabilité de l’organisation et
à la sérénité des équipes.


Formation Bac+2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI, BTS Gestion de
la PME, BTS Secrétariat ou équivalent).
Minimum 3 ans d’expérience confirmée sur un poste similaire : Office Manager,
assistant(e) de direction ou fonction administrative polyvalente.
Compétences techniques
- Bonne maîtrise des processus administratifs, de facturation et de gestion de
prestataires.
- Connaissance ou appétence pour les environnements ADV et financiers.
- Aisance avec les outils numériques (Google Workspace, outils de gestion, CRM).
Qualités Personnelles
- Sens aigu de l’organisation et de la rigueur.
- Autonomie, fiabilité et sens des priorités.
- Excellent relationnel et sens du service.
- Discrétion et respect de la confidentialité.


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