Chargé des services généraux (f/h) – cdi

Depuis 1931, la Mutuelle des Architectes Français assurances permet aux architectes d'exercer leur métier en garantissant leur responsabilité professionnelle afin qu'ils puissent exercer leur art en toute liberté. Solide et indépendante, la MAF bénéficie d'une longue expérience et d'une forte expertise pour défendre les intérêts de ses adhérents. Ses missions : assurer, garantir, défendre et informer. Mutuelle des architectes français dès l'origine, la MAF s'est progressivement ouverte aux autres concepteurs de la construction en créant sa filiale EUROMAF en 2000. Aujourd'hui, la MAF assure également des chantiers à l'étranger.

Description du poste et Missions

En tant que Chargé(e) des Services Généraux, vous assurez un service de qualité auprès des occupants de l'immeuble dans les domaines liés à la gestion des espaces, à l'organisation logistique, à la maintenance de premier niveau et au bien-être des collaborateurs.

Dans le cadre de la réintégration de notre site situé au 189 boulevard Malesherbes, certaines missions décrites ci-dessous seront amenées à être déployées progressivement ou réalisées uniquement lors de cette phase de réinstallation et d'exploitation du site.

Lieu de travail

Le lieu de travail actuel sera situé au :

35 rue d'Alsace - Levallois-Perret

Cette localisation est temporaire pour une durée estimée à 16 mois, correspondant à la période de travaux de notre site principal situé au :

189 boulevard Malesherbes - Paris 17e

Dans le cadre du poste, des déplacements réguliers seront à prévoir entre les deux sites, à raison de deux navettes par semaine entre Levallois-Perret et Paris 17e (environ 10 minutes de trajet en transport ou à pied selon l'itinéraire emprunté).

Dans le cadre de vos missions, vous serez notamment amené à assurer :

Gestion du bâtiment :

• Réaliser des rondes régulières afin de contrôler l'état général des locaux (murs, moquettes, équipements, mobilier, etc.)
• Assurer un reporting hebdomadaire et proposer les actions correctives nécessaires
• Accueillir les nouveaux arrivants, visiteurs et prestataires extérieurs
• Effectuer les petits dépannages et travaux de maintenance de premier niveau : serrurerie, plomberie, remplacement d'ampoules, réparation de mobilier et petit matériel
• Assurer le suivi des interventions, dépannages et opérations de maintenance réalisées par les prestataires externes
• Gérer les opérations de recyclage (piles, papier, déchets alimentaires, etc.) et assurer un reporting trimestriel
• Organiser les enlèvements (archives, bennes), les courses et diverses manutentions

Gestion administrative :

• Suivre les commandes de fournitures, consommables, imprimés et petits matériels
• Gérer les imprimés administratifs (contrats, conditions générales, enveloppes logotées, tampons, etc.)
• Assurer la gestion des stocks : inventaires annuels, suivi des niveaux de stock, mise à jour des tableaux de suivi sous Excel
• Préparer les enlèvements dans le cadre des opérations de recyclage
• Assurer la gestion des archives : traitement des demandes, classement des dossiers, respect des procédures d'archivage

Sécurité et sûreté :

• Réaliser des rondes de prévention des risques et sensibiliser les collaborateurs aux règles de sécurité
• Participer aux actions d'évacuation et intervenir en cas d'alerte incendie
• Assurer l'activation et la désactivation des têtes de détection incendie (DI)
• Effectuer un reporting régulier des actions de prévention et des incidents
• Maintenance et aménagement des espaces
• Participer aux déménagements et réaménagements des espaces de travail
• Contribuer à l'organisation des événements internes : préparation des salles de réunion, installation des espaces événementiels, logistique associée

Bien-être des occupants :

• Assurer un suivi mensuel des demandes adressées aux Services Généraux
• Mettre en œuvre des actions visant à améliorer le confort et les conditions de travail des occupants

Profil recherché

Vous avez un niveau Bac minimum et possédez de bonnes connaissances des règles et procédures liées à la qualité, à l'hygiène, à la santé et à la sécurité au travail. Vous maîtrisez les systèmes de détection incendie ainsi que les moyens de première intervention. 

Polyvalent(e), réactif(ve) et organisé(e), vous savez gérer les priorités et intervenir efficacement dans des environnements exigeants. Vous possédez un excellent sens du service, appréciez le travail en équipe et faites preuve d'un bon relationnel avec l'ensemble de vos interlocuteurs, qu'il s'agisse des occupants, des prestataires ou des visiteurs.

Sensibilisé(e) aux enjeux de sécurité et de qualité de service, vous êtes force de proposition et contribuez activement au bon fonctionnements des espaces de travail ainsi qu'au bien-être des occupants. Vous maîtrisez également les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.

Le poste est à pourvoir dès que possible.