Le Bureau de la Formation en Entreprise, au sein de la Direction des Formations de CentraleSupélec accompagne chaque année plusieurs milliers d'étudiants dans leurs parcours de stages obligatoires et optionnels. Avec plus de 5 000 conventions de stage à traiter annuellement, la gestion administrative et le suivi pédagogique représentent un enjeu majeur pour garantir la qualité de l'expérience étudiante et le respect des obligations légales et réglementaires.
Pour cela, nous recherchons un(e) Responsable des conventions de stage dont le poste s'inscrira dans une démarche d'amélioration continue des processus administratifs et de renforcement de l'accompagnement des étudiants dans leur insertion professionnelle.
A ce titre, vos activités seront les suivantes :
1. Gestion administrative des conventions de stage
- Piloter l'ensemble du processus de signature des conventions de stage
- Vérifier la conformité des dossiers et des conventions avec la réglementation en vigueur
- Assurer la relation avec les entreprises, les étudiants et les tuteurs académiques
- Coordonner les circuits de signature (étudiants, entreprises, établissement)
- Gérer les avenants et modifications de conventions
- Editer une partie des conventions de stage
- Archiver et assurer la traçabilité des documents
2. Coordination d'équipe
- Encadrer et animer une équipe dédiée à la gestion des conventions de stage
- Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité
- Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe
- Former et accompagner les membres de l'équipe
- Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances
- Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail
- Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination
3. Optimisation et amélioration des processus
- Contribuer à la digitalisation et à l'automatisation des processus
- Proposer des améliorations pour fluidifier les circuits de validation
- Participer à l'évolution des outils de gestion (logiciels, plateformes)
- Élaborer et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs
4. Communication et conseil
- Informer et conseiller les étudiants sur les aspects administratifs et réglementaires des stages
- Assurer une interface avec les services RH des entreprises partenaires
- Collaborer avec les équipes pédagogiques et les responsables de formation
- Participer aux réunions d'information et sessions de préparation aux stages
- Rendre compte de l'activité à la direction des formations
Particularités du poste :
- Pics d'activité importants en fonction du calendrier académique (rentrées, périodes de stages)
- Nécessité d'une grande disponibilité pendant les périodes de forte activité
- Interaction quotidienne avec de multiples interlocuteurs (étudiants, entreprises, équipes pédagogiques)
- Évolution possible vers des fonctions de coordination ou de responsabilité de service
Issu(e) d'une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d'une expérience réussie (3 à 5 ans) dans le domaine de la gestion administrative, pédagogique ou de la scolarité, au sein d'un établissement d'enseignement supérieur.
Vous disposez d'une solide connaissance de la réglementation des stages, des contrats.
Vous maitrisez les outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace), logiciels de gestion de la scolarité (type Pégase, Apogée) et plateformes de gestion (type signature électronique) tout en ayant une aisance avec les outils numériques et une appétence pour la digitalisation.
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