Placée sous l'autorité de la DGS, l'assistant(e) de direction :
- Apporte une assistance administrative à la Direction générale et aux élus
- Gère le bon déroulement des instances municipales et veille au respect des procédures dans l'élaboration et le traitement des actes de la collectivité
- Accompagne les services dans la qualité des pratiques administratives
- Contribue à la circulation et à la diffusion de l'information au sein de la collectivité
Activités :
Assistance administrative à la Direction générale et aux élus :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale et du Maire ;
- Prioriser et organiser les rendez-vous et réunions des Maires et le/la Directeur.rice générale : gestion des agendas, convocations, dossiers préparatoires, organisation logistique, transmission des comptes-rendus, etc ;
- Traiter le courrier du Maire et des Maires délégués et en assurer le suivi ;
- Prendre des notes, rédiger la correspondance courante, établir des comptes rendus de réunion et/ou relevés de décision, élaborer et/ou procéder à la relecture et à la mise en forme des dossiers, etc ;
- Être soutien sur les dossiers et projets structurants ;
- Coordonner les temps de rencontres « institutionnels » (séminaires, réunions, temps conviviaux, .) et assurer le suivi du budget afférent
Gestion du bon déroulement des instances municipales et veille au respect des procédures dans l'élaboration et le traitement des actes de la collectivité :
- Planifier et coordonner les différentes instances : Conseil municipal, Conseil d'administration du CCAS, réunions municipales, commissions/groupes de travail, etc
- Assurer l'organisation et la gestion du Conseil municipal :
Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
Rédiger et/ou vérifier et valider les projets de délibérations émanant des services en lien avec la DGS et veiller à la transmission des éléments utiles aux dossiers ;
Préparer et transmettre les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de la séance et s'assurer de l'organisation matérielle des séances ;
Assurer l'ensemble des phases post Conseil municipal (télétransmission au contrôle de légalité, rédaction des procès-verbaux, tenue des registres, etc) ;
- Assurer le suivi et la sécurisation des actes réglementaires émanant des services ;
- Veiller à la conservation des actes administratifs en garantissant une organisation et un archivage méthodique et rigoureux des documents et actes émanant de la collectivité
Accompagnement des services dans la qualité des pratiques administratives :
- Procéder à la relecture des courriers des services dans un souci de rédaction harmonisée et de respect des règles internes (charte graphique, mise en avant des politiques publiques, formulation .) ;
- Coordonner l'archivage des documents produits par la Collectivité en sensibilisant les services et en veillant à la régularité des versements et au respect des procédures (tri, destruction, classement .)
- Gérer les besoins des services en matière de fournitures administratives et assurer le suivi du budget afférent
Contribution à la circulation et à la diffusion de l'information au sein de la collectivité :
- Enregistrer et diffuser les courriers et courriels entrants
- Diffuser les directives et consignes données par la Direction générale aux différents services ;
- Collecter des données nécessaires à la mise en place et au suivi de tableaux de bord pour la Direction générale ;
- Participer à l'élaboration de contenus, diffuser des supports et outils permettant de développer en interne l'échange d'informations et la connaissance des projets de la collectivité ou des éléments d'actualité en lien avec les politiques publiques
Les entretiens auront lieu le mardi 25 novembre, de 13h30 à 17h00.
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