Sous l'autorité hiérarchique du responsable de la Maison des solidarités départementales de Langres, l'assistant(e) de gestion administrative assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d'informations internes et externes.
Missions principales :
Action Sociale de Terrain :
- Réception et traitement des dossiers FSL, SFM, AEB, MASP, ASLL, AESF.
- Gestion et traitement des demandes TISF (AST)
- Gestion des demandes de la commission d'expulsion et de Signal Logement
- Gestion et traitement des demandes d'enquête sociale par les autorités judiciaires (JAF, Parquet, JE.)
- Pilotage et suivis des tableaux de bord liés à l'activité
- Mise en forme des documents des travailleurs sociaux
- Préparation et compte-rendu des réunions
- Mise en forme et classement des documents, et préparation des archives
Aide Sociale à l'Enfance :
- Suivi administratif des enfants bénéficiant d'une mesure administrative à domicile
o Gestion des échéanciers des mesures
o Organisation du calendrier, participation et compte-rendu des synthèses
o Préparation et compte-rendu des réunions
o Gestion et traitement des demandes TISF (ASE)
o Suivi des tableaux de bord (actualisation, extraction des données)
- Mise en forme et classement des documents, et préparation des archives
Missions complémentaires :
- Intérim des différents secrétariats, de l'accueil physique et téléphonique
- Encadrement des stagiaires dans les aptitudes requises
Le titulaire du poste peut se voir demander, dans le respect de son cadre d'emploi, la réalisation de toute tâche relevant des missions de la Maison des solidarités départementales dans le cadre de la continuité de service.
Aptitudes requises :
- Avoir le sens du service public et des responsabilités
- Savoir rendre compte
- Maîtriser les techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers...), les outils informatiques (Word, Excel) et les applications métiers
- Avoir un esprit de synthèse et des capacités rédactionnelles
- Savoir communiquer et travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- Avoir une aisance relationnelle et être capable d'écouter un public en difficulté
- Maîtriser les techniques de communication et de négociation
- Respecter l'usager dans le non jugement, la non directivité et le respect du secret professionnel
- Être rigoureux et autonome
- Avoir la capacité à se former, à faire évoluer ses pratiques et à s'adapter
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