Secrétaire organisme de formation (h/f)

A propos de l'employeur
Association Addictions France (anciennement ANPAA) est une association loi 1901, reconnue d'utilité publique et agréée d'éducation populaire, implantée sur l'ensemble du territoire national avec 15 directions régionales coordonnées par son siège national, et animée par des bénévoles et 1900 professionnels.
Association Addictions France, dans le cadre de son organisme de formation, propose des formations à tout professionnel ou bénévole intéressé et/ou confronté à des problématiques liées aux conduites addictives.
L'organisme de formation en Auvergne Rhône-Alpes est composé :
- D'une équipe pédagogique de professionnels de terrain et d'experts en addictologie basée sur les départements ;
- D'une équipe de coordination pour assurer une réponse réactive, coordonnée et de qualité aux demandes de formation sur la région ;
- D'une équipe de pilotage pour assurer la mise en œuvre d'une démarche qualité en lien direct avec le siège de l'association.

À propos du poste :
Nous recherchons un/une secrétaire de l'Organisme de formation en AuRA, à 0.5 ETP en CDI.
Sous la responsabilité de la directrice régionale, le poste à pourvoir doit soutenir l'équipe de coordination de la région AuRA.
Le poste recherché est pour la région AuRA, basé à la direction régionale à Lyon 9e. Il sera possible d'occuper le poste en distanciel avec une présence ponctuelle à la Direction régionale. Les équipes de formation de la région interviennent en AuRA.
Le/la secrétaire de l'Organisme de Formation est en charge de la gestion administrative de l'organisme de formation en AuRA. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la Responsable Prévention Formation Régionale, la référente Qualité et les équipes pédagogiques.

Les missions principales proposées seront les suivantes :
- Saisie des dossiers de l'organisme de formation dans le logiciel DIGIFORMA ;
- Participation aux réunions mensuelles, en visioconférence, proposées par le siège dans
le cadre d'échanges de pratiques DIGIFORMA ;
- Mise à jour des évolutions DIGIFORMA/QUALIOPI via la veille proposée par le siège ;
- Rédaction et mise à jour des process DIGIFORMA en lien avec la responsable Qualité ;
- Envoi des factures aux clients via DIGIFORMA et suivi administratif en lien avec la comptable ;
- Suivi de la boite mail de l'OF en région ;
- Echanges avec les formateurs par mail, visioconférence, téléphone pour le suivi des dossiers ;
- Appui technique auprès des formateurs ;
- Aide à la préparation des audits Qualiopi ;
- Tenue à jour de tableaux de suivi ;
- Administration de questionnaires de satisfaction annuels auprès des clients et recueil des réponses ;
- Soutien à l'élaboration du catalogue de formation en AuRA ;
- Suivi administratif et orientation des demandes des clients.

Profil recherché :
Nous recherchons une personne ayant le profil de secrétaire/assistant(e) administrative avec les compétences afférentes, ainsi qu'une maîtrise indispensable de l'outil informatique et digital.
Une connaissance du milieu de la formation professionnelle, de la certification Qualiopi et du logiciel DIGIFORMA sera appréciée.
Les qualités suivantes sont également attendues :
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de travail en équipe ;
- Motivation, sens de l'organisation, autonomie dans la gestion des tâches attendues ;
- Rigueur administrative.
Diplômes : Bac + 2 minimum - Gestion administrative, secrétariat.
Expérience : 12 Mois minimum sur même type de poste ou similaire.

Précisions sur le poste :
Lieu de travail : Poste basé à la direction régionale, Lyon 9e
Poste à pourvoir : dès que possible.
Type d'emploi : CDI 0.5 ETP
Rémunération et avantages : Convention collective 66, secrétaire technicien supérieur, prime Ségur, accord de télétravail, tickets restaurant selon accord employeur, CSE, 9 jours de congés trimestriels, contrat mutuelle et prévoyance.