Un(e) assistant(e) de direction des services techniques

Description QUI SOMMES-NOUS ? Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique, au sein de paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie familial. Au cœur du département de la Manche, la destination Coutances Mer et Bocage constitue un concentré de découvertes et d’expériences. Ici, « l’essentiel est grandeur nature » et le temps s’écoule au rythme des marées. A proximité du Mont-Saint-Michel, de la Cité de la mer et des plages du Débarquement, Coutances Mer et Bocage, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, agrémentée de divers événements tout au long de l’année, notamment le festival Jazz sous les Pommiers (85 000 spectateurs). Notre territoire s’enorgueillit d’un centre-ville riche en patrimoine, ponctué de nombreux commerces de proximité, et d’un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés. Travailler pour Coutances Mer et Bocage, c’est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des 500 collaborateurs. Avec pour priorité la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus. Mission La Direction des services techniques est une direction mutualisée entre la communauté de communes Coutances mer et bocage et la ville de Coutances. Dans ce cadre, elle assure la gestion du patrimoine routier des 2 collectivités, lequel est composé de 380 kms de voies au total, auquel s’ajoutent 500 kms de chemins de randonnées à entretenir sur la communauté. Le patrimoine comprend également 2500 points lumineux d’éclairage public sur la Ville de Coutances. Enfin, cette direction assure la gestion d’un patrimoine immobilier composé de 238 bâtiments représentant une surface globale de plancher d’un peu plus de 130 000 m² dont la majorité sont des établissements recevant du public (écoles, équipements sportifs, théâtre, cinémas, églises, etc…). Sous la responsabilité du directeur des services techniques, l’assistante(e) assurera : - L’accueil de la direction pour l’ensemble des agents (environ 15), - Le secrétariat et l’assistance de la direction. A ce titre, l’assistante(e) sera amené(e) à réaliser les missions suivantes : · Assurer l’accueil physique et téléphonique - Accueillir les personnes, gérer le standard, enregistrer et transmettre les messages, - Renseigner sur des questions simples concernant sur les domaines technique et d’urbanisme, - Assurer le lien et les relations avec les autres secrétariats de la collectivité. · Assurer le secrétariat de la Direction - Gestion de la messagerie, du courrier et des parapheurs…, - Organisation de réunions, gestion des agendas et des réservations, - Rédaction de comptes rendus de réunions, édition de documents… - Suivi administratif d’échanges avec les communes, partenaires, bureaux d’études… - Participation aux projets divers d’évolution de la direction, - Participation à la veille réglementaire dans le champ de mission concerné (ex : urbanisme), - Mise à jour et suivi du tableau des absences des agents, gestion et mise à jour des fichiers contacts, - Préparation, mise en forme et édition de documents, classement, archivage, - Gestion des fournitures administratives et bureautiques. · Gérer et assurer le suivi des dossiers d’urbanisme - Enregistrer les dossiers d’Autorisation du Droit des Sols (ADS), - Transmettre les dossiers ADS aux services instructeurs (service ADS, Direction départementale des territoires et de la mer (DDTM), Service départemental d’incendie et de secours (SDIS), Architecte des Bâtiments de France (ABF), concessionnaires), - Renseigner et orienter le public sur les procédures et documents d’urbanisme, - Organiser et rendre compte des réunions avec les services extérieurs (ADS, ABF, SDIS, etc…), - Alerter les élus et la direction sur les projets sensibles. · Autres missions diverses - Assurer le suivi administratif des commissions de sécurité liées aux établissements recevant du public (ERP), - Assurer la gestion administrative des autorisations d’occupation du domaine public (arrêtés, permissions), - Assurer le suivi de la dénomination et de la numérotation des rues, - Assurer le recensement, la mise à jour du logiciel ARCHIBALD, les courriers, et la facturation en lien avec le service finances de la Taxe sur La Publicité Extérieure (TLPE), - Assurer l'enregistrement, l'instruction et le suivi des autorisations préalables des enseignes, - Assurer l'enregistrement, l'instruction et le suivie des autorisations de travaux ERP non inclues dans un permis de construire. CONDITIONS DU POSTE Permis B obligatoire Résidence administrative : Hôtel de ville de Coutances Poste appartenant au service commun : Ville de Coutances et Coutances mer et bocage Cycle de travail : temps complet avec RTT Profile DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE Titulaire d’un BTS assistant(e) de direction, diplôme dans le cadre de la gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire. COMPETENCES Savoirs Connaissance de l’environnement bureautique de travail nécessaire à l’exercice de la mission, Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel, Notions d’urbanisme. Savoir-faire Maîtrise des outils bureautiques et secrétariat (Word, Excel, Powerpoint…), messagerie, Internet, tri, archivage, Qualités rédactionnelles, Maîtrise des techniques de communication orales et écrites, Savoir gérer son temps et les priorités. Savoir-être Sens du service public, du contact, du travail en équipe et des dynamiques collectives, Qualités relationnelles, être capable d’accueillir tout public en s’adaptant à son interlocuteur, Sens de l’organisation, réactivité, Savoir analyser une situation, enregistrer l’information, transmettre la demande, Savoir rendre compte, Chercher à développer ses pratiques professionnelles, Dynamisme, discrétion, respect la confidentialité, réserve.