Publiée le 16 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Dominantes du Poste : - Assistant du Responsable du Pôle Administratif ; - Référent en matière de gestion de la paie des agents municipaux ; - Référent en matière d’Etat civil et des affaires électorales ; - Assistant en matière de comptabilité ; - Assistant en matière d’urbanisme ; - Accueil du public en alternance ; - Réfèrent en matière de gestion des cimetières. 1) Fonctions principales : *Affaires générales / Etat civil : - Gestion et saisie des actes : mariages – PACS – décès – reconnaissances et liaison avec les administrés et les administrations concernées (Remise aux administrés de tous les documents afférents aux divers actes) ; - Saisie et transfert de toutes les pièces INSEE et tribunal de grande instance en matière d’Etat Civil ; - Délivrance de copie d’actes ; - Apposition des mentions marginales dans les actes ; - Renseignements pour la pré-demande en ligne des cartes d’identité, cartes grises, permis de conduire et passeports ; - Recensement militaire ; - Aide sociale (préparation des dossiers aide sociales familiales et obligations alimentaires, etc…) ; - Remise et aide à la préparation des dossiers APA (conseil général) et des demandes (carte d’invalidité, etc…) auprès de la MDPH. - Rédaction des courriers, et documents divers ; - Archivage et classement des documents ; - Agencement et organisation simplifiés des documents récurrents demandés par le public. *Cimetière : - Gestion générale des cimetières. *Élections : - Gestion des listes électorales et des fichiers électeurs (saisie – inscriptions – radiations) ; - Révision des listes électorales ; - Présentation et suivi administratif des dossiers en réunion de commission des listes électorales ; - Préparation logistique des scrutins électoraux. *Accueil : - Accueil du public en alternance ; - Participation à la coordination de l'accueil du public ; - Accueil téléphonique en alternance. *Ressources humaines : - Gestion des salaires des agents, des indemnités des élus et de l’ensemble des cotisations qui s’y rattachent ; - Apporte une assistance au Responsable du Pôle Administratif ; - Réalisation du Rapport Social Unique (RSU) ; - Suivi des congés et des demandes de formation des agents ; - Tenue des dossiers individuels des agents. *Comptabilité: - Assistance à l’établissement des mandats de paiement. 2) Fonctions secondaires - Enregistrement du courrier ; - Traitement des courriels ; - Liaisons générales avec les associations ; - Apporte une assistance au référent urbanisme afin de préserver la continuité du service. Profil recherché QUALITES REQUISES : - Inclination pour l’accueil du public : disponibilité, amabilité ; - Rigueur et discrétion ; - Devoir de réserve ; - Autonomie ; - Capacité d’organisation ; - Adaptabilité ; - Aisance rédactionnelle ; - Dynamisme et réactivité ; - Esprit d’initiative ; - Travail en équipe ; - Capacité à assurer des responsabilités. DIPLOMES ET QUALIFICATIONS REQUISES : - Expérience sur un poste similaire exigé ; - Maîtrise de l’outil informatique ; - Maîtrise du logiciel Odyssée (ICARE, LITTERA, ARTEMIS, ANGELIE,) et des logiciels bureautique (Word, Excel, etc.).
