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Date :16/10/2023
Poste à pourvoir Secrétaire de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU)
Emploi Secrétaire de direction (H/F)
Filière : appui au management et au pilotage
Emploi-repère Secrétaire de direction
Catégorie d’emploi Catégorie 3
Type de contrat Contrat à durée indéterminée / Temps complet
Motif Remplacement de personnel permanent
Localisation Saint-Denis (93)
Rémunération Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)
DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR
Missions générales
Vous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) dans la perspective de démultiplier son activité et de lui faire gagner du temps. Vous assurerez également des activités d’appui au service communication et information (SCI), l’un des services de la DCIEI.
Secrétariat de la directrice
* Assurer, en toute autonomie, réception et filtrage des appels, prise de messages, gestion de l’agenda et planning de réunions et RV internes / externes
* Constituer un point d’entrée, de centralisation et de relais, des demandes internes et externes, gérer la boîte mail de la directrice (réception, tri et filtrage des mails, orienter les mails et éventuellement y répondre)
* Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice, responsable, notamment confidentiels ou réservés
* Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs
Traitement d’information et communication
* Assurer l’organisation et le suivi, élaborer les ODJ et les dossiers, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision :
o des réunions hebdomadaires du CODCIEU (managers de la DCIEU)
o des réunions trimestrielles de coordination de DCIEU avec les autres directions de la HAS
o des réunions mensuelles rassemblant l’ensemble des collaborateurs de la direction
o de toutes autres réunions ou séminaires qui s’avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la direction
* Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes)
* Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur Teams
* Assurer la relation avec le cabinet de la gouvernance concernant les contributions de la DCIEU au comité de direction, au comité exécutif et au Collège
* Faciliter la circulation des informations de nature à intéresser tout ou partie des collaborateurs de la direction
* Veiller à la qualité des relations avec les interlocuteurs des autres directions et services, partager les bonnes pratiques
* Rédiger, à partir d’indications, des projets de courrier
* Elaborer ou participer à l’élaboration, mettre en forme et diffuser des documents (rapport, diaporama, note, message, mail interne…)
* Etablir des contacts avec les partenaires, les interlocuteurs, les prestataires externes… Assurer leur accueil, faciliter leurs interactions avec la HAS
* Être le référent de la charte de conservation des documents de la DCIEU
Fonctionnement
* Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers de la directrice (achats, ordre de mission, frais, conventions, commandes)
* Participer à la préparation du budget annuel de la direction
* Suivre l’exécution budgétaire
* Concevoir et actualiser des tableaux de bord d’activité, bilans d’activité
* Participer à l’élaboration de procédures internes / Veiller à leur respect
* Être force de proposition sur les actions et organisations à mettre en place pour optimiser en continu le fonctionnement de la direction, proposer des outils d’aide au bon fonctionnement tels que : modes opératoires, fiches techniques
Appui au SCI
* Assurer le suivi budgétaire du service communication et information (SCI) en lien avec la cheffe de service
* Maintenir à jour le fichier de contacts institutionnels (veille quotidienne, mise à jour post e-mailings), extraire les fichiers nécessaires aux e-mailings pilotés par le SCI
* Être le référent de la charte de conservation des documents du SCI
* Suivre les indicateurs d’activité du SCI
*
Direction et service d’affectation Direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU)
La direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) est chargée, sous la responsabilité d’une directrice, de concevoir et de mettre en place la stratégie de communication et d’information de l’institution. Elle en promeut le positionnement, l’image et les activités et facilite l’appropriation de ses productions par ses différents publics. Elle définit la politique d’implication de la société civile.
Elle est et organisée en 4 services – le service communication et information (SCI), le service presse (SP), le service documentation et veille (SDV) et le service engagement des usagers (SEU) – et compte une cheffe de projet en charge de l’amélioration de l’impact des recommandations.
PROFIL RECHERCHE
Formation De Bac à Bac + 2 en secrétariat / gestion-administration
Expérience
Vous pouvez vous prévaloir d’une expérience de 3 ans minimum sur un poste avec des activités similaires.
Compétences
Pour mener à bien les missions du poste, vous savez discerner et traduire les intentions et contraintes d’action de votre responsable pour démultiplier son action. Vous savez opérationnaliser son action en transformant ses indications générales en supports écrits ou oraux pour validation en transmettant les informations rapidement et sûrement au sein de la HAS ou à l’extérieur. Un grand sens de la confidentialité est essentiel.
Vous savez assurer la fonction d’interface avec l’interne et avec l’externe, y compris dans des contextes d’urgence induisant de fortes exigences comportementales, la prise de recul et le renvoi d’une bonne image de l’institution. Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe, vous faites preuve de rigueur et d’un grand sens de l’organisation. Réactivité et sens des priorités sont nécessaires au regard des nombreuses interactions quotidiennes caractérisant ce poste, en particulier en interne avec l’ensemble des services de la HAS.
Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et maitrisez parfaitement les outils bureautiques (word, excel, powepoint) ainsi que l’application Teams. La maitrise des applications utilisées à la HAS (en particulier PEP, DPI-Santé, Evamed, SI-RH, TalentSoft) est un plus. A défaut, la facilité à s’approprier facilement de nouvelles applications est indispensable. Vous maitrisez par ailleurs parfaitement l’orthographe.
Polyvalent(e) et entreprenant(e), vous apportez une contribution active à la construction et à l’organisation du collectif de travail.
LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ
Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.
Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.
Elle exerce trois missions principales :
* évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
* recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
* mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.
La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.
Créée par la loi du 13 août 2004 relative à l’Assurance maladie, elle est organisée autour :
* d’un Collège de huit membres dont un président ;
* de commissions spécialisées présidées par des membres du Collège ;
* de services réparties en cinq directions opérationnelles.
Ref : C157O69583
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