Vos missions en quelques mots Assistant ou assistante de gestion administrative sous l’autorité de Monsieur le Maire et la responsabilité du secrétaire général de mairie. 1- Accueil, orientation et renseignement des usagers - Accueillir le public et renseigner la population - Analyser, gérer les demandes et orienter le public vers les services compétents - Délivrer des documents et formulaires liés aux démarches administratives - Réceptionner, traiter et diffuser de l’information - Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier arrivé et assurer le départ du courrier - Gérer les demandes et les attributions de logements 2- Gestion du cimetière et de l’état civil - Instruire les dossiers d’état civil - Rédiger les actes d’état civil - Assurer la gestion des concessions du cimetière (attribution, tenue des registres …) - Gérer le recensement du citoyen 3- Gestion des actes administratifs - Rédiger les arrêtés du Maire - Assurer la gestion des actes administratifs (convocation, compte-rendu, délibérations …) - Saisir divers courriers et documents 4- Gestion du fichier électoral - Assurer la tenue et le suivi les listes électorales - Préparer les scrutins et assurer leur suivi 5- Gestion comptable (mandats et titres / fonctionnement) - Assurer le suivi avec les fournisseurs et/ou organismes extérieurs - Saisir les mandats et titres de fonctionnement (cantine / garderie …) - Réceptionner, traiter, vérifier et classer les pièces comptables 6- Gestion des locations des salles de La Tuilerie - Assurer la gestion du planning des occupations des différentes salles - Collaborer avec les services techniques (remises des clefs, états des lieux entrée / sortie …) - Rédiger les contrats, assurer leurs suivis et procéder aux facturations correspondantes Missions ponctuelles a) Remplacer le secrétaire de mairie en son absence b) Recensement de la population Profil recherché Titulaire du permis B souhaité * Savoir-faire : - Connaître l'organisation et le fonctionnement d’une collectivité - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, reformuler les demandes - Utilisation de logiciels de comptabilité et d’outils bureautique - Techniques rédactionnelles administratives - Formation d’officier d'État Civil - Législation funéraire - Connaissances des règles comptables - Veille juridique et réglementaire - Collaboration avec les services de l’Etat * Savoir-être : - Être courtoise et disponible - Etre le garant de l'image du service public - Etre claire et précise dans ses explications aux usagers - Être à l’écoute - Être pédagogue - Etre capable d’initiatives et de réactivité dans la gestion des accueils - Être discrète - Être méthodique et organisée - Faire preuve d’esprit d’équipe
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