Assistant(e) de gestion adv h/f (cdi)

Poste : ~ Vous recherchez un poste d'Assistant(e) de Gestion ADV alliant proximité terrain et esprit d'équipe ?

Vous aimez manipuler des données commerciales, travailler en direct avec la force de vente et avez envie de rejoindre une équipe positive et engagée ?

Rejoignez TotalEnergies Lubrifiants Services Automobile, une filiale à taille humaine, agile et performante!

Poste basé à Courbevoie - Convention CCNIP

Au sein de la Direction Support Commercial, ce poste est rattaché à l'Adjoint de la Direction.

Cette Direction est constituée de 3 équipes : l'équipe d'Assistanat Support Commercial, l'équipe d'Administration des ventes et l'équipe Analyse et Gestion.

Voici les principales missions :

Gestion des commandes et de la facturation

− Récupération des livraisons sur SAP et intégration dans notre CRM interne (ERP Progress)
− Gestion des anomalies et des commandes bloquées en facturation
− Saisie des demandes de paiements dérogatoires dans le CRM interne
− Rapprochement entre les conditions commerciales saisies par les vendeurs (workflow) et les commandes bloquées
− Retraitement des commandes (conditions commerciales particulières) et vérification des remises moyennes
− Edition des factures clients, des comptes de marges et des statistiques mensuelles
− Réalisation des avoirs de régularisation
− Analyse et régularisation des écarts de volume


Tenue de la base prospects et fichiers clients

− Faire respecter la procédure d’ouverture des comptes clients (documents et informations impératifs)
− Création, mise à jour et fermeture des comptes clients dans SAP et ERP Progress
− Maintenance des bases prospects : suppressions, transformation des prospects en clients…
− Inscription des clients adhérant aux factures dématérialisées sur DocOnline + Support clients site intranet MyTLSA
− Faire respecter les délégations commerciales (RSF, TAC et validations) définies par la Direction Commerciale
− Enregistrer dans le CRM interne les conditions commerciales exclues du workflow (1ères conditions d’un client, conditions contractuelles, conditions des clients DRV et des groupes, conditions particulières sur les commandes)
− Application des modalités d’amortissement des opérations commerciales


Gestion des contrats & primes

− Saisie des contrats dans notre CRM
− Suivi et gestion des primes et des contrats de mise à disposition de matériel et des différentes opérations marketing
− Suivi des indicateurs et alerteurs relatifs aux clients et aux contrats mis à disposition en page d’accueil du CRM
− Participation à l’archivage des contrats


Suivi des règlements et échéances

− Correction du suivi des règlements informatiques après une régularisation de facture
− Informer la comptabilité des modifications à apporter au suivi des règlements en cas de litige commercial ou logistique
− Analyse de la cohérence des MAJ pour les clients multi-sites


Divers

− Assistance à la force de vente et aux clients (renseignements, gestion des litiges de facturation)
− Gestion des réclamations logistiques de niveau 1 en liaison avec le centre d’appels basé à Nantes
− Tableaux de bord et suivi d’indicateurs demandés par le chef de service
− Application des consignes de sécurité et code de conduite définis par la Compagnie TotalEnergies
− Peut-être amené à transférer ses connaissances à un nouveau collaborateur en le formant et en formalisant des modes opératoires

Profil :

~~ Nous recherchons ainsi une personne motivée, curieuse, autonome et positive et doté d'un esprit d'équipe.

Le poste d'Assistant(e) de gestion ADV est responsable du volet administratif et doit donc être rigoureux, organisé et avoir une aisance avec les chiffres et Excel.

Les prérequis :

* Excellente appréhension des chiffres et manipulation de données commerciales;
* Expérience en relation client/Assistant de gestion ADV;
* Qualité rédactionnelle et relationnelle;
* Réactivité, rigueur, esprit d'équipe et d'analyse;
* Maitrise des outils bureautiques est requise pour être autonome dans la gestion administrative : maitrise d'Excel / connaissance power BI;
* Niveau Bac +2/3.
Entreprise : TotalEnergies est une compagnie multi-énergies mondiale de production et de fourniture d’énergies : pétrole et biocarburants, gaz naturel et gaz verts, renouvelables et électricité. Ses plus de 100.000 collaborateurs s'engagent pour une énergie toujours plus abordable, plus propre, plus fiable et accessible au plus grand nombre. Présente dans près de 130 pays, TotalEnergies inscrit le développement durable dans toutes ses dimensions au cœur de ses projets et opérations. Près d’un siècle après sa création, Total est devenue TotalEnergies, portée par une ambition forte : devenir un acteur majeur de la transition énergétique, engagé vers la neutralité carbone en 2050, ensemble avec la société. Aujourd’hui, sa stratégie multi-énergies, est ancrée sur deux piliers : les hydrocarbures, notamment le gaz naturel liquéfié (GNL), et l’électricité, énergie au cœur de la transition. Son objectif est de figurer au top 5 mondial des producteurs d’électricité d’origine éolienne et solaire.