Description de la mission
A ce titre, vous :
1. Assurez les missions dassistanat de la Direction administrative et financière :
o élaboration, rédaction et diffusion de courriers, compte-rendu et autres documents,
o tri et dispatching du courrier de la direction,
o classement, archivage (papier et numérique) pour la direction,
o planification de rendez-vous et des réunions de service et de direction, suivi de plannings,
o collecte dinformations pour la rédaction de délibérations pour le conseil dadministration,
2. Contribuez au bon fonctionnement et à la gestion de la direction : connaître les rôles et missions
attendus de la direction, répondre aux demandes de travaux de secrétariat des collègues de la
direction en faisant preuve de sens de l'organisation et de qualités relationnelles.
3. Actualisez les tableaux de suivi budgétaire et dindicateurs dactivité pour lensemble des
directions : élaboration des tableaux de budgets initiaux par direction, suivi budgétaire trimestriel par
directions. Vous apportez un premier niveau danalyse qui sera ensuite complété par la directrice
DAF. (Progiciel de gestion : IKOS)
Pour les budgets gérés par la Direction administrative et financière, tracer et suivre les dépenses par
comptes : suivi détaillé des dépenses et classement des factures.
Missions dassistant encaissement. cette partie dactivité seffectue en binôme.
A ce titre, vous :
4. Assurez quotidiennement lencaissement des loyers (chèque ou virement bancaire). Contrôler
les diverses intégrations automatiques.
5. Gérez les incidents dencaissement (chèque sans provision, prélèvement rejeté) afin de
garantir un compte client / locataire actualisé et fiable. Assurer les écritures comptables
correspondantes.
6. Analysez les demandes de remboursement / réclamations des locataires et les traiter
conformément aux consignes et procédures : contrôler les pièces justificatives et les visas des
services internes, vérifier le montant à rembourser, passer les écritures comptables
correspondantes, faire le traitement informatique dans le logiciel de comptabilité. Informer, et
répondre aux questions des locataires
7. Assurer un reporting dactivité régulier auprès de son responsable hiérarchique.
Profil
De formation comptable/gestion (Bac ) ou BTS type assistant de direction avec une expérience dans
une direction financière, vous aimez avoir un poste polyvalent avec « des chiffres ».
Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la direction DAF, vous avez à coeur dêtre à disposition des collègues
pour leur apporter des réponses adaptées, précises, dans un climat chaleureux. Organisé(e), vous gérez
vos priorités même en cas de sollicitations multiples ou de périodes chargées en activité.
Vous avez des facilités de communication, et aimez avoir un réel rôle de facilitateur entre les différents
services.
Votre rigueur, votre esprit déquipe et votre réactivité alliés à vos capacités danalyse et de précisions
vous permettront de réussir pleinement dans ce poste.
Office (TEAM) est un de vos outils de travail quotidien et vos aptitudes sur Excel vous permettent
dutiliser diverses formules et les tableaux croisés dynamiques. La connaissance du logiciel
IKOS représente un plus.
Fourchette de salaire
25-30 k
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