Charge(e) d’accueil et de vente

CHARGE(E) dACCUEIL et de VENTE

DEPARTEMENT : Campus and Housing Operations/Finance & Administration

TYPE DE CONTRAT : CDI (Contrat à Durée Indéterminée)

A POURVOIR : à partir du 1er juillet 2026

CATEGORIE : Technicien niveau 2

MANAGER : Responsable de la Sécurité ou tout autre personne désignée par le Président

MISSIONS

Lagent assure laccueil de tous les publics ; veille à la sécurité et la sûreté du site, des personnes et des biens ; et apporte un soutien administratif et logistique à lexploitation des locaux de luniversité. Il/elle assure également la vente et la distribution de différents articles et accessoires, à destination des étudiants notamment. Il/elle est appelé(e) à assurer lensemble des tâches prévues ci-dessous, les besoins précis pouvant varier selon le bâtiment et lhoraire auquel il/elle est affecté(e). Les procédures détaillées sont réunies dans les cahiers de procédures présents à laccueil de chaque bâtiment.

ACCUEIL

1. Assure un accueil efficace et agréable de tous les publics
2. Oriente les usagers vers lensemble des services du campus.
3. Accueille les visiteurs et assure le suivi à leur arrivée et au départ du bâtiment.
4. Accueille les prestataires de maintenance et informe le service de maintenance de leur arrivée.
5. Accepte les livraisons destinées à AUP sauf celles notifiées « A remettre en main propre », signe et/ou tamponne le bon de livraison en émettant des réserves au besoin, appelle le destinataire pour lavertir que la livraison est arrivée. Pour les livraisons à remettre en main propre, contacte le destinataire et lui demande de venir à laccueil.
6. Pour les lettre recommandées, courriers suivis et autres livraisons de La Poste qui requièrent une signature : dirige le facteur vers une personne dans le bâtiment détentrice dune procuration postale au nom de The American University of Paris.
7. Accepte les avis de passage concernant des courriers recommandés à destination des étudiants ; achemine ces avis vers la boîte aux lettres de létudiant concerné.
8. Assure la mise à jour des documents Accueil sous la direction du Responsable Sécurité : procédures, registres obligatoires, documents dinformation, annuaires, etc.
9. Renseigne la main courante de façon précise et complète.
10. Assure laccueil téléphonique.
11. Vérifie la boîte mail « Accueil » ; tient compte des instructions reçues par cet intermédiaire, répond ou fait suivre selon les besoins.

VENTE ET DISTRIBUTION DARTICLES ET ACCESSOIRES

12. Assure la vente des méthodes de français et leur enregistrement dans le système.
13. Assure la vente de goodies institutionnels ou promotionnels et leur enregistrement dans le système.
14. Accueille et renseigne les usagers concernés dans le cadre de ces activités.
15. Procède à la remise des articles aux étudiants, visiteurs ou autres bénéficiaires concernés.
16. Participe au suivi des stocks et besoins de réapprovisionnement.
17. Participe à la préparation, à lorganisation et à la distribution des accessoires liés à Graduation.

SECURITE INCENDIE

18. Alerte le Responsable Sécurité en cas dalerte incendie.
19. Encadre lévacuation du bâtiment en cas dalerte incendie.
20. Appelle et accueille les services publics de secours.
21. Gère la centrale SSI au quotidien (surveillance des défauts, réarmement).
22. Assure linscription des incidents et interventions sur le registre de sécurité.
23. Surveille le site, signale tout incident, et veille à la prévention des risques.

SURETE

24. Surveille les portes dentrée.
25. Gère les clefs du bâtiment (suivi de la mise à disposition des passes, distribution de clefs, etc.) en lien avec le Responsable Sécurité.
26. Gère les accès non autorisés, en lien avec le gardien extérieur et le Responsable Sécurité, ou en leur absence (entreprise ou visiteur non annoncé, personne interdite daccès aux bâtiments).
27. Participe au Plan Particulier de Mise en Sécurité.
28. Gère au quotidien lalarme intrusion.
29. Signale tout incident au Responsable Sécurité.
30. Surveille les locaux ; effectue des rondes régulières selon les besoins du site et les consignes du Responsable Sécurité.

TACHES ADMINISTRATIVES

31. Affiche les horaires du bâtiment.
32. Affiche les annulations et modifications des cours, sur demande du Bureau de la Scolarité uniquement ; renseigne les étudiants.
33. Informe le Bureau de Scolarité de labsence des enseignants lorsque aucune annulation na été signalée.
34. Gère et distribue les fournitures de bureau au personnel ; tient à jour la liste de distribution et transmet celle-ci à lAssistante Services Généraux chaque fin de mois
35. Gère les stocks de papier et cartouches pour les copieurs, en lien avec Campus Services.
36. Réapprovisionne les copieurs (papier, cartouches).
37. Distribue le courrier dans les boîtes aux lettres.
38. Participe à la gestion et la distribution du courrier et des colis, notamment aux étudiants.EXPLOITATION DU SITE
39. Signale au service Maintenance les incidents, dysfonctionnements des équipements et problèmes de propreté.
40. Assure lapprovisionnement de fournitures sanitaires en cas de besoin.
41. Relaie au Directeur des Services Généraux les demandes des salariés en lien avec le fonctionnement du site.

COMPETENCES ET FORMATIONS

42. Bon relationnel
43. Rigueur et fiabilité (pour les suivis et enregistrements des ventes)
44. Autonomie
45. Très bonne maîtrise dExcel et appétence pour les outils informatiques
46. Langues : Anglais et français courant.
47. Idéalement Formation SST et SSIAP 1.

Poste basé au 147, rue de Grenelle 75007 Paris. Non télétravaillable, horaires de 8h30 à 16h30

Pour postuler : merci dadresser une lettre de motivation et votre CV à l'adresse en indiquant l'objet suivant dans l'e-mail : « Prénom et nom Chargée dAccueil et de Vente ».

Tous les candidats doivent disposer d'un titre de séjour ou d'un permis de travail valable pour occuper un poste en France.