Dans le cadre d'une refonte globale de notre gestion de l'information, nous recherchons un Chargé de mission projet GED H/F pour orchestrer notre transition documentaire de A à Z, du diagnostic initial jusqu'à l'accompagnement au changement.
Votre mission consiste à concevoir, déployer et pérenniser notre nouvelle démarche de Gestion Électronique des Documents (GED).
Vos missions principales :
Diagnostic initial & cadrage
- Analyser les usages : identifier les équipes utilisatrices et cartographier les flux documentaires (qui produit quoi, pour quel usage, à quelle fréquence ?)
- Audit de l'existant : analyser notre environnement SharePoint actuel (arborescences, volumétrie, doublons, fichiers obsolètes ou corrompus)
- Analyser les contraintes : évaluer les limites techniques, organisationnelles et métiers (traçabilité, gestion des versions, plans)
- Définir les besoins : structurer les typologies documentaires (Études, Plans, Maintenance, Administratif) et définir le cycle de vie des documents (confidentialité, conservation, versioning)
Conception de l'architecture documentaire
- Plan de classement : bâtir une arborescence cible simple, logique et limitée en profondeur (max 3-4 niveaux), structurée autour des Projets, Référentiels et fonctions Supports
- Modéliser les Métadonnées : structurer les métadonnées indispensables sous SharePoint (Type, Projet, Statut, Version, Date)
- Charte de nommage : définir et standardiser les règles de nommage strictes
- Matrice des droits : paramétrer les accès de sécurité par rôles et non par individus (Lecture, Modification, Administration)
Migration, déploiement & pérennisation
- Nettoyage & Migration : piloter le tri (utiles vs doublons), la correction des formats et la bascule vers la nouvelle arborescence
- Mise en oeuvre : paramétrer l'environnement cible, intégrer les modèles et mener les phases de recette (tests utilisateurs, recherche documentaire)
- Accompagnement au changement : rédiger la documentation (guides utilisateurs, chartes)
Livrables attendus sous votre responsabilité
- Rapport de diagnostic GED & cartographie des flux
- Plan de classement validé et dictionnaire des métadonnées
- Charte de nommage officielle
- Matrice des rôles et droits d'accès
- Stratégie et plan de migration des données
- Kit de formation & Guide utilisateur
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