Responsable administratif et financier h/f

Dans notre cabane de chasse APY Consult, l'équipe des Zébré.e.s lit entre les lignes de vos CVs afin de vous accompagner dans votre recherche de postes.

Notre leitmotiv ?

RÉACTIVITÉ / PROXIMITÉ / HUMANITÉ

Parce que nous comprenons le challenge pour vous, candidats, de trouver un poste adapté à vos compétences et vos aspirations professionnelles. Et pour vous, clients, de trouver LA pépite qui matchera avec vos besoins et participera à faire grandir votre société ! Au sein d'une petite entreprise (9 collaborateurs), ayant pour activité principale la conception de systèmes de manipulation et de levage, vous êtes le bras droit du dirigeant sur les sujets comptables, RH et administratifs.

Vos missions seront les suivantes :

Comptabilité et gestion de la trésorerie :

Vous êtes le ou la référente financière de l'entreprise :
- Facturation clients en accord avec l'ADV et suivi des règlements avec relance clients (impayés ou retards),
o Saisie des factures (QUADRA),
o Mise à jour et suivi des tableaux Excel,
o Préparation et déclaration de TVA mensuelle en partenariat avec le cabinet comptable,
o Dépôt des factures clients par mail et sur les plateformes dédiées,
o Entrée des nouveaux clients sur le logiciel QUADRA,
- Gestion des factures des fournisseurs : contrôles et paiements
o Contrôle des bons de livraison reçus en accord avec les commandes passées
o Réception et impression des factures fournisseurs
o Rapprochement de la facture et de la commande
o Rapprochement de la facture et du bon de livraison
o Classement des bons de livraison par fournisseurs
o Saisie des factures fournisseurs (Cegid compta)
o Tri des factures par date de règlement (le 10.15 ou le 30 du mois)
o Paiement des fournisseurs
o Classement et archivage des factures fournisseurs
- Ouverture des comptes chez les fournisseurs et création des comptes clients
- Gestion les comptes en banque de la société, les paiements et êtes le premier point de contact des banques

Volet social :

Vous êtes le ou la référente RH au sein de la société,
- Gestion des formalités d'embauche : promesse d'embauche, contrat de travail (en lien avec le cabinet comptable),
- Transmission des éléments variables de paie chaque mois au cabinet comptable partenaire,
- Vérification des bulletins de paie avant mise à disposition sur la plateforme dédiée,
- Mise à jour et tenue des dossiers salariés (absences, avenants, etc.),
- Communication des informations légales aux salariés (dates de fermeture, campagne d'entretiens, etc.),
- Vous alertez le dirigeant sur les obligations légales de l'entreprise et êtes force de proposition sur la mise en place d'avantages pour les collaborateurs,
- Gestion et tenue des différents tableaux RH (gestion des temps, médecine du travail, effectifs, etc.),
- Suivi et recherche des formations pour les salariés,
- Veille réglementaire et RH,
- Lien avec les partenaires RH : cabinet comptable, médecine du travail, URSSAF, etc.

Volet administratif :

Vous êtes le ou la référente administrative de l'entreprise
- Gestion des prestataires de transport et négociation des contrats et offres
- Gestion les différents contrats (électricité, eau, assurances, ménage, etc.), et veille pour leur optimisation ainsi que des contrats spécifiques ex GAC, Alpes Contrôles, cabinets conseil (adéquation entre les besoins de l'entreprise et les prestations offertes)
- Suivi des dossiers CREDIT IMPOT INNOVATION et BREVETS
- Réalisation des obligations déclaratives de l'entreprise, en lien avec le cabinet comptable et/ou la législation en vigueur
- Tenue du registre de sécurité et suivi des obligations règlementaires qui y sont liées
- Préparation des plans de prévention pour les visites aux clients
- Veille sur financements potentiels et montage des dossiers de demandes d'aides ex. COFACE BPI CARSATT

Vie courante de l'entreprise :
- Gestion de la flotte automobile,
- Gestion du courrier,
- Gestion du standard téléphonique,
- Achats courants
- Gestion des besoins spécifiques de l'entreprise ex. changement de copieur, révision pompe à chaleur
- Archivage