Office manager

Adopt Parfums est un concept unique autour de l'univers du parfum. Une beauté accessible, qui s'inscrit dans une démarche qualitative et exigeante. Nos parfums sont fabriqués en France, à Château-Renard. Nous élaborons nos parfums avec des matières premières de qualité, récoltées au meilleur de leur potentiel olfactif, avec des essences choisies avec soin, et en nous appuyant sur le savoir-faire de nos artisans partenaires à Grasse, la capitale mondiale de la parfumerie.
Adopt Parfums est en plein développement et recherche ses nouveaux talents pour partager une riche aventure au sein d'une team fun, passionnée et enthousiaste!


En tant qu'Office Manager & Chargé.e de Missions RSE, vous assurerez le bon fonctionnement quotidien du bureau parisien et contribuerez à la qualité de vie au travail tout en pilotant, diffusant et incarnant la stratégie RSE de l’entreprise pour favoriser un environnement professionnel plus durable, inclusif et responsable

Missions :
1. Missions Office Management (60-70%)

* Accueillir les visiteurs, partenaires et prestataires.
* Assurer la gestion des commandes de fournitures via Fiducial.
* Veiller au réassort régulier des essentiels de la cuisine.
* Coordonner les petits travaux et interventions en collaboration avec les services généraux.
* Gérer le stock du matériel informatique en lien avec l’équipe IT.
* Être le relai local des actions de Qualité de Vie au Travail (QVT), en lien avec l’équipe Développement RH :
* Organisation des activités bien-être et sportives,
* Contribution à la Semaine de la QVCT,
* Participation éventuelle au sourcing de prestataires, coachs et ateliers thématiques.
* Participer à l’organisation des événements internes pour le bureau de Paris, en binôme avec l’Assistante de Direction et l’équipe Développement RH (ex : réunions d’équipe, afterworks, séminaires…).
* Gérer certaines réservations dans le cadre de ces événements pour les déplacements de l’équipe parisienne (billets de train, hébergements, salles de réunion…) en anticipant les contraintes de temps et de coordination.
* Contribuer au parcours d’onboarding des nouvelles recrues à Paris :
* Préparation des kits d’intégration,
* Relai logistique avec l’Assistante de Direction dans l’organisation des rendez-vous d’intégration.


2. Missions RSE (30-40%)
Missions spécifiques « Ecoresponsabilité sur le lieu de travail » :
* Gestion des déchets des sièges de Cestas et Paris.
* Aide au sourcing de prestataire déchets à l’international pour l’offre de recyclage en magasins.
* Organiser et suivre les initiatives de mobilité douce de l’entreprise.
* Application du plan d’économie d’énergie.
* Suivi et MAJ de procédures opérationnelles déchets, eau, énergie.
* Collecte des KPIs déchets, eau, énergie.


Missions spécifiques « Communication interne RSE » :
* Définir et déployer la communication interne RSE : affichages, modules et quizz sur application pour le réseau des conseillères de vente.
* Animation d’évènements environnements environnementaux et RSE pour mobiliser les équipes autour du sujet.


Missions générales de développement durable :
* Développer des politiques et des actions de développement durable.
* Développer l’implication et sensibiliser l’ensemble des collaborateurs dans les actions à mener, et promouvoir et encourager les initiatives RSE.
* Inculquer une culture de développement durable au sein de l’entreprise (inclusion dans les process, référentiel sur les bonnes pratiques…).
* Assurer un rôle de référent et conseiller sur les best practices au sein de l’entreprise.
* Proposer des solutions afin de réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise.
* Participer à la mise en place des indicateurs de suivi de la démarche RSE et à la réalisation des reporting.
* Participer à la veille réglementaire et normative et proposer des réponses aux normes de protection de l’environnement.
* Aider sur divers projets selon les besoins de l’équipe (thématiques possibles : veille règlementaire, benchmark…).