Office manager bilingue - h/f

Description :

MISSION PRINCIPALE :
Dans le cadre de l'exécution et du suivi programme européen « European Rare Diseases Research Alliance (ERDERA) » (lien), financé via « Horizon Europe » HORIZONHLTH-2023-DISEASE-07 en tant que COFUND Action, l'Inserm recrute un office manager pour la coordination et la supervision du bureau de l'équipe d'ERDERA en gérant toute la gestion administrative en liaison avec les différents services.Sa mission sera exécutée au sein de l'équipe de coordination de ERDERA. La personne recrutée:
o assiste l'adjointe à la direction de l'Institut Thématique Génétique, Génomique et Bioinformatique déléguée à la coordination d'ERDERA
o est responsable de la communication interne et externe en gérant les flux d'informations entre l'équipe de la coordination et les différents services
o contribue à la préparation du reporting annuel d'Inserm,
o est responsable de la gestion des services généraux du bureau,
o est responsable du suivi des budgets d'équipe d'ERDERA,
o assure la prise en charge des appels téléphoniques,
o est responsable de l'organisation des réunions et des différents événements internes,
o accompagne l'organisation de manifestation événementielles

ACTIVITÉS PRINCIPALES:
Assistanat à la direction et l'équipe :
- Support à l'organisation de l'agenda de l'adjointe à la direction déléguée à la coordination d'ERDERA
- Organisation et suivi des déplacements professionnels du responsable et des membres d'équipe (réservation des billets d'avion/train, de taxis, d'hôtels, de restaurants, obtention des visas si nécessaire, établissement des ordres de mission, suivi des remboursements des états de frais.
- Mise en place des procédures et du support pour améliorer l'efficacité des processus de la gestion du bureau et d'accompagnement de la direction et de l'équipe

Gestion des services et prestataires (Office Management) :
- Gestion et suivi des prestataires de service des locaux (ménage, courrier, eau etc.)
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Gestion et suivi des commandes et contrats de l'équipe et des prestations externes (Contract management)
- Création des demandes et des commandes d'achats et réception des commandes en lien avec la comptabilité
- Superviser les éléments de facturation, la vérification des encaissements et remboursements du système de gestion, le suivi de gestion
- Classer et archiver des documents
- Accueil physique et téléphonique en anglais et en français les interlocuteurs externes

Organisation des évènements (Event and Travel Organisation) :
- Préparer et organiser des réunions (convocation, réservation des salles, réservation des billets d'avion/train des invités, commande de plateaux-repas, .)
- Organiser et suivre les déplacements professionnels du responsable et des membres d'équipe en Europe (réservation des billets d'avion/train, de taxis, d'hôtels, de restaurants, obtention des visas si nécessaire, établissement des ordres de mission, suivi des remboursements des états de frais.
- Assister (si besoin) à l'organisation des réunions des partenaires du ERDERA
- Participation à l'organisation des événements et congrès sur le national et international (préparation des badges, accueil des participants, aide au besoin d'informations, gestion de la logistique durant l'évènement.)

Gestion budget et RH :
- Assurer un rôle d'alerte sur le suivi des recettes et dépenses vis-à-vis de l'associé/membre d'équipe.
- Suivi des tableaux de bords des dépenses et des recettes
- Suivi interne des contrats des membres de l'équipe (interface avec la DRH pour les recrutements, reconductions, etc.)
- Assister le Responsable Administrative et Financière d'ERDERA
- Accueil et processus de onboarding des nouveaux arrivants.

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE
- Environnement anglais, bonne maitrise d'anglais (orale et écrite) exigé
- Nombreuses interactions :
En interne :
· Travaille sous la responsabilité de l'adjointe à la direction IT GGB déléguée à la coordination du programme ERDERA et la supervision du Responsable Administratif et Financier du programme ERDERA
· En tant que membre de l'équipe ERDERA, avec la Direction de l'Institut thématique GGB et les membres de l'équipe
· Avec le siège et la(les) délég