Secrétaire du département de pharmacie (h/f)

Nous recherchons notre futur/e Secrétaire du Département de Pharmacie !
Sous l'autorité directe de la directrice opérationnelle de l'UFR Médecine, en lien fort avec le service de scolarité, le service de formation médicale continue et les différents services de l'UFR, vous accompagnerez le lancement de la nouvelle formation en Pharmacie à la rentrée 2025. Vous serez en première ligne pour assurer la gestion administrative des étudiants/es. Vous contribuerez à structurer cette formation en garantissant un suivi rigoureux et une continuité de service.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :
Vous assurerez l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants
Vous assurerez la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants notamment les Commissions Pédagogiques (e-candidat)
Vous assurerez les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE)
Vous saisirez et suivrez l'emploi du temps des formations et des salles (ADE)
Vous établirez les conventions de formation professionnelle continue et individuelle
Vous vérifierez les conventions de stages et assurerez le suivi aux diverses étapes
Vous participerez à l'organisation matérielle des examens et des jurys : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes ; édition des PV, corrections, affichage des résultats...
Vous participerez aux préparations des travaux de réunions et des commissions, rédigerez les PV
Vous participerez au suivi des heures complémentaires, à la vérification des dossiers des vacataires et au paiement des heures réalisées (OSE)
Vous contribuerez à l'organisation logistique concernant les enseignants externes
Vous assurerez le relais entre les équipes pédagogiques et les étudiants
Vous contribuez à la mise en œuvre et au suivi des projets, en relation étroite avec les établissements correspondants
Vous contribuerez aux actions de communication de l'UFR et participerez à d'autres évènements

Sujétions particulières : examens et inscriptions administratives (pas de congé durant cette période et horaires variables). Horaires d'ouverture du service compatibles avec les emplois du temps des étudiants, participation aux permanences du service durant la pause méridienne.

Vous possédez :
Des connaissances générales des techniques de gestion administrative et pédagogique ; la politique sociale au bénéfice de l'étudiant ;
Des notions de la réglementation qui régit les études de pharmacie ;
Vous maitrisez :
Les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, OSE ainsi que les logiciels bureautiques courants
Vous êtes en capacité :
De faire preuve de relationnel, d'adaptabilité, de rigueur et d'organisation.

Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 538,46 € nets (avant PAS), selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels