Délégué administratif

Notre équipe recherche un Délégué administratif pour accompagner la gestion quotidienne et le suivi administratif de notre structure.

Nous sommes une organisation qui valorise le respect, l'exigence, l'esprit entrepreneurial et l'engagement.

Vous serez en charge de missions variées, en lien avec nos services internes et nos partenaires externes, pour soutenir efficacement notre activité.

DESSIN D'UN POSTE

Suivi d'activité

* Gestion de l'agenda : Organiser et suivre les rendez-vous, réunions et déplacements ;
* Saisie de documents : Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs de divers types ;
* Collecte et préparation de dossiers : Rassembler les documents nécessaires auprès de nos différents services et préparer les dossiers (comptes rendus, présentations, etc.) ;
* Archivage et classement : Assurer un classement rigoureux des documents et leur archivage dans les systèmes appropriés ;
* Gestion des commandes et de la comptabilité : Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement de notre structure et suivre la comptabilité interne.

Accueil téléphonique et physique

* Accueil des interlocuteurs : Renseigner et orienter les visiteurs et interlocuteurs internes et externes vers les personnes compétentes ;
* Gestion des messages : Filtrer les appels et messages, en assurer la transmission et le suivi.

Gestion du courrier

* Réception et transmission : Gérer le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi ;
* Rédaction de courriers : Prendre des notes lors des échanges et rédiger tous types de courriers administratifs.

Relations internes et externes

* Relations avec les administrations et partenaires : Entretenir des relations avec les acteurs institutionnels, économiques, les partenaires bancaires, les associations et autres interlocuteurs externes ;
* Interface avec les services : Assurer l'interface et faciliter la communication avec nos différents services.

PROFIL RECHERCHE

Qualités requises

* Excellentes capacités relationnelles et diplomatie ;
* Capacité à respecter la confidentialité et à gérer les informations sensibles ;
* Volonté de collaborer avec l'ensemble de nos services et de participer activement au bon fonctionnement de notre organisation ;
* Capacité à analyser et résumer l'information de manière claire et efficace.

Savoir-faire

* Bonne compréhension du fonctionnement des collectivités locales et des structures publiques;
* Parfaite maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
* Gestion efficace des agendas et des priorités ;
* Excellente capacité de prise de notes et rédaction de documents administratifs.
* Gestion proactive et rigoureuse de multiples tâches ;
* Flexibilité et réactivité face aux besoins et priorités changeantes ;
* Autonomie dans la gestion des missions et capacité à anticiper les besoins.
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