Assistant.e de direction

La Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise (13 communes, 216 000 habitants) pilote le développement d’un territoire en pleine expansion. Située à l’ouest de l’Île-de-France sur l’axe Paris-Rouen-Le Havre, Cergy-Pontoise est desservie par un réseau de transport performant et dispose d’une liaison avec Paris en 30 minutes. Bassin de vie équilibré, le territoire cergypontain concentre un pôle économique dynamique (11 000 entreprises), un campus universitaire en développement (30 000 étudiants), des logements et des commerces, un pôle administratif, de nombreux équipements culturels et de loisirs, et un cadre de vie préservé.

Soucieuse d’adapter ses compétences aux projets du territoire, Cergy-Pontoise emploie près de 700 agents qui exercent plus de 80 métiers divers, au service du public et au sein d’une collectivité dynamique et responsable .

Économe en ressources, l'agglomération entend rester exemplaire sur son territoire tout en offrant un cadre de vie de qualité à ses habitants, avec notamment la protection des grands espaces naturels, la préservation de la biodiversité, la protection de la ressource en eau et le développement des énergies renouvelables (biomasse, photovoltaïque...).

Missions

Sous l’autorité de la Directrice Mobilité et Espaces Publics, vous assurez les missions d’assistance et de gestion administrative de la Direction (la directrice et les deux services qui la compose).

Assure l’organisation administrative de la Direction

1. Traitement du courrier « arrivé » et « départ » de la direction (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)
2. Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers
3. Accueil physique et téléphonique
4. Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
5. Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)
6. Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils
7. Relai et et veille de la bonne mise en œuvre des consignes de la direction en terme classement et bonnes pratiques de la nomination
8. Diffusion des informations internes et externe
9. Gestion des fournitures
10. Accompagnement logistique des membres de l’équipe (signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques…)
11. Diffusion des journaux et magazines de la direction
12. Préparation, accueil et mise à jour des documents pour nouvel arrivant (organigramme, liste élus etc.)

Assiste le Directeur et les services

Organisation de l’agenda et prises de rendez-vous en fonction des priorités fixées par la directrice et les chefs de services

13. Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, …) : Réunions de direction et de service Séances de travail avec les élus Réunions de coordination internes
14. Interface entre la directrice et les autres directions et les services ressources
15. Organisation les déplacements de la directrice
16. Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l’activité en lien avec la Directrice
17. Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle
18. Prise de notes, établissement des comptes-rendus
19. Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
20. Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
21. Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur …)
22. Respect des procédures de la CACP (charte logo, courriers, demande de rdv élu, …)
23. Assister la Directrice dans sa relation avec les VP en charge des mobilités et du domaine routier et dans l’organisation et le suivi des Comités de Liaison Intercommunale sur les Mobilités (CLIM ) Suivi de la boite mails mobilités (dédiée aux élus du CLIM) Organisation des CLIM : envoi des invitations et comptes-rendus en lien avec l’assistante de Cabinet, alimentation du sharepoint dédié Assistanat de la Directrice ou de la cheffe de service Mobilité dans la préparation et le contenu des supports des CLIM

Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes

24. Relais d’information de la direction auprès de l’assistante de la DGA
25. Participation aux réunions des assistantes de la même DGA
26. Participation aux réunions d’assistantes de direction pilotées par l’assistante de la DGS
27. Participation au séminaire de Direction

Profil

Vous êtes titulaire d’un DUT ou d’un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Connaissances

28. Bureautique (Word, Excel, Internet, PowerPoint, …)
29. Comptabilité des Collectivités Locales
30. Marchés Publics
31. Environnement territorial

Qualités

32. Organisationnelles
33. Relationnelles
34. Rédactionnelles
35. Esprit de synthèse, rigueur
36. Esprit d’équipe, dynamisme
37. Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d’adaptation au changement
38. Discrétion et respect de la confidentialité

Poste à pourvoir par voie de mutation ou par voie contractuelle.
Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.

Avantages

39. Rémunération statutaire + régime indemnitaire
40. 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles (proratisés selon la durée de contrat)
41. Participation de l’employeur aux mutuelles labellisées et à la garantie « maintien de salaire »
42. Participation de l’employeur aux mobilités durables et titres de transport en commun
43. Politique interne de formation dynamique
44. Possibilité d’adhérer à l’Amicale du personnel ainsi qu’au Comité National d’Action Sociale
45. Cafétéria à disposition des agents
46. Télétravail à hauteur de 2 jours par semaine

Candidater

Merci d’envoyer CV + lettre de motivation en rappelant la référence de l'offre, à l'aide du formulaire ci-dessous ou à l’adresse : recrutement@cergypontoise.fr avant le 05/07/2024

Données personnelles

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par la Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise pour gérer les candidatures aux postes à pourvoir.

Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : la Direction des Ressources Humaines de la Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise.

Les données sont conservées sur le site jusqu'à transmission de la demande à la Direction des Ressources Humaines, puis supprimées du site dans un délai de 3 mois. Elles sont conservées par le service pendant la durée du traitement de la demande.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données.

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

dpo@cergypontoise.fr

Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise
Délégué à la protection des données
Hôtel d'agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
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01 34 41 42 43

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.