Description
Mission principale
Sous la responsabilité de l’Administratrice, la personne recrutée assure l’assistanat de direction de l’Administration du Siège.
Activités principales
* Réceptionner, prioriser, hiérarchiser, et transmettre les demandes et les informations ascendantes et descendantes.
* Gérer les agendas de l’administrateur et des responsables de pôles.
* Rédiger, mettre en forme et diffuser tout type de documents administratifs.
* Mettre à jour des tableaux de bords et de suivi d’activité.
* Effectuer l’accueil, renseigner et orienter les interlocuteurs.
* Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus pour : les réunions de chefs de pôles, le comité des personnels du siège et le comité spécial hygiène et sécurité des conditions de travail.
* Tenir la fonction d’assistante de la cellule de crise du siège.
* Assurer le fonctionnement logistique du siège et gérer les badges d'accès, RIE et impression.
* Effectuer et transmettre les dépenses mensuelles obligatoires en téléphonie, courrier et reprographie.
* Gérer la procédure des bons de commande sur le logiciel de gestion financière jusqu’à l’établissement des états de frais.
* Traiter et diffuser le courrier Arrivé-Départ.
* Trier, classer, archiver.
Spécificité(s) et environnement du poste
* Pas de contrainte particulière.
Profil recherché
Connaissances
* Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé.
* Procédures administratives.
* Notions en finances publiques.
Savoir-faire
* Maîtriser Word, Excel, Power Point et un logiciel de gestion financière (SIFAC).
* Maîtriser l’orthographe et les techniques rédactionnelles.
* Adapter son discours à son interlocuteur.
* Organiser des réunions et tenir des agendas.
* Planifier un travail, prioriser et gérer les urgences.
Aptitudes
* Rigueur, méthodologie et sens de l’organisation.
* Autonomie, adaptabilité, réactivité et disponibilité.
* Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles.
* Sens du dialogue et de la communication.
* Esprit de synthèse.
* Discrétion professionnelle.
Expérience(s) souhaité(s)
* Expérience indispensable dans l’assistanat de direction.
Niveau de diplôme et formation(s)
* Bac à Bac+2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistante de manager ou licence professionnelle en management des organisations.
Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires
Fonctionnaires Inserm
* Vous devez constituer un dossier en ligne via l'application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login.
* La connexion à Gaia se fait avec les identifiants de votre compte prenom.nom@inserm.fr.
* Référence de l'offre :
Fonctionnaires non Inserm
* Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login.
* Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut.
* Référence de l'offre :
Date limite de candidature : 06/02/2025
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