Secrétaire médicale - accueil des urgences adultes - jour

Descriptif du poste

Spécificités

· La secrétaire d’accueil des urgences adultes assure le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives relatifs au processus de prise en charge de l’admission à sa sortie.

· Elle est en relation directe avec les patients, le personnel soignant et les ambulanciers.

· Elle accueille 24h/24H, tous les jours de l’année, toute personne se présentant au Service d’Accueil des Urgences et assure la prise en charge initiale des patients notamment en cas de détresse et urgences vitales.

1. Elle a en charge la constitution des dossiers des consultants externes urgences, et des patients hospitalisés dans les différents services de soins tout CHU.

Activités

· Recueil, collecte de données ou informations spécifiques à l’identité du patient et à sa prise en charge médico-administrative.

· Vérification des pièces nécessaires à la constitution du dossier.

· Réclamation des pièces manquantes.

· Saisie informatique des renseignements dans les différents progiciels (administratif et médical).

· Remise de documents indispensables aux services de soins, pour la prise en charge médicale du patient.

· Statistiques journaliers de l’activité tous les matins.

· Traitement des courriers (renfort secrétariat des urgences envoi comptes-rendus), dossiers, documents dans son domaine de compétences.

· Constitution du dossier médical informatisé (URQUAL) en collaboration avec l’IOA.

· Constitution du dossier administratif dans le logiciel d’admission et de localisation (GAM), édition des étiquettes d’entrée.

· Organisation de l’hospitalisation ou de la sortie du patient après prise en charge médicale et enregistrement de ses informations dans le logiciel de mouvement (USV2).

· Contrôle de la complétude des documents et certificats divers à la sortie du patient.

· Vérification, classement et archivage des différentes pièces dans les dossiers patients en externe (ECG, radiographies, …).

· Gestion des transports sanitaires sur le PTAH (logiciel transport de patients) et en dehors des horaires d’ouverture des secrétariats post urgences.

· Accueil physique et téléphonique des différents usagers et partenaires internes et externes à l’établissement.

2. Saisie des entrées directes en hospitalisation pour le CHRU en dehors des horaires d’ouverture du bureau des admissions (fermeture du bureau des entrées le weekend).



Conditions particulières

3. Horaires : horaires de travail en repos variable, en roulement de jour ou de nuit, incluant des dimanches et jours fériés.

Contraintes des horaires type infirmier, disponibilité en cas de changements d’horaires.

4. Modalités de pause des congés :

Le personnel doit prendre ses CA et RTT suivant un prévisionnel d’absence établi initialement avec la coordinatrice. Pour cela, il est impératif d’établir un prévisionnel des absences (CA, RTT) annuellement. Passage à temps plein des 80 % l’été.

La planification annuelle recommandée est de :

- deux périodes de congés d’une semaine avant la période d’été

- trois semaines consécutives durant la période d’été

- une semaine après l’été

Disponibilité demandée pour assurer la continuité des soins en cas d’absence imprévue au sein du secteur de jour et de nuit obligatoire.

Participation au plan blanc.

Contrat dans le cadre d'un remplacement maladie.

Profil recherché

Diplôme de secrétaire médicale.

Savoir-faire

· Respecter la confidentialité

· Savoir travailler en équipe et en réseau

· Avoir des qualités relationnelles, être à l’écoute

· Etre disponible

· Faire preuve de rigueur et de rapidité dans l’exécution des tâches

· Etre organisée

· Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles