Dgt-multicom - sb - secrétaire - assistant(e) h/f

Description du poste

Le/la titulaire du poste occupe les fonctions d'assistant/e multi affectations au sein du pôle secrétariat de MULTICOM et SECFIN. A ce titre, il/elle fait preuve de polyvalence et d'agilité pour une offre qualitative de services tout au long de l'année.

Doté/e d'une forte capacité d'initiative en appui aux 2 sous-directions, il/elle assure principalement les tâches suivantes :
- La gestion dynamique de l’agenda des sous-directeurs et des chefs de bureau,
- L'organisation des événements des sous-directions et des nombreuses réunions notamment interministérielles et des fréquents déplacements professionnels à l'étranger des équipes,
- Le filtrage des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs de la hiérarchie,
- La gestion des courriers ainsi que l’enregistrement et la circulation des plis classifiés,
- L’appui aux rédacteurs sur le suivi et l'archivage des notes dans l’application Mélodie,
- La coordination avec les autres secrétariats : cabinet du DG et autres services de la Direction,
- Le classement et l'archivage des documents sur support papier selon les tableaux généraux des archives des bureaux.

En présentiel et afin de répondre aux besoins du service, il est souhaitable que le/la titulaire du poste puisse assurer la tranche horaire 9h/18h (pause médiane incluse).

Le/la titulaire du poste apporte ses idées et son appui à la responsable des affaires générales du service qui assure la coordination du pôle secrétariat des sous-directions.

Principales activités :
- Secrétariat
- Coordination
- Information, accueil
- Classement, archivage
- Contrôle, vérification


Relations fonctionnelles :
- Les autres services de la direction
- Les services déconcentrés
- D'autres ministères
- Les agents du ministère
- Les cabinets ministériels
- Des organismes étrangers
- Les autres directions
- Des établissements publics
- Le secteur privé

Conditions d'exercice particulières

Poste nécessitant une habilitation au secret de la défense nationale.

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) démontrant une aisance relationnelle, un fort esprit d'équipe au sein de la sous-direction et de l'ensemble du service ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Langue anglaise
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type SharePoint (Mélodie)

Savoir-faire
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en oeuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être
- Rigueur, réactivité
- Capacité d’initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Économie/finances
3. CONNAISSANCES - Langues
4. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
5. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
6. SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
7. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
8. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
10. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
11. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Seuil)