Publiée le Il y a 14 h
Mission du poste
Vos missions en quelques mots La ville de Dechy recrute un(e) chargé(e) d'accueil. (h/f) Fonction 1 : Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public - Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone et l’orienter vers les services ou organismes compétents - Filtrer et orienter les appels - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - Prendre les demandes de rendez-vous pour Mr Le Maire - Prendre les demandes d’intervention (espaces verts et travaux…) - Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent - Gérer les copies des Dechynois et des Associations Dechynoises - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, tenir à jour la documentation…) - Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (demande de logement, MDPH, cession de véhicule, CMU, actes de naissance, mariage ou décès, attestation, etc…) Fonction 2 : Gestion du courrier et de l’information - Gérer l'information et la documentation - Réceptionner et expédier le courrier : Mettre sous pli et affranchir - Traiter et enregistrer le courrier du service Etat civil par le biais du logiciel Mélodie - Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation - Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent Fonction 3 : Missions diverses - Inscription pour le colis des Anciens - Assurer la suppléance de la régie « sorties, séjours, repas » - Suivi de l’entretien des photocopieurs - Assurer la commande des fournitures et de bureautique (copieurs/imprimantes/petit matériel…) - Prendre les demandes de rendez-vous pour Mr Le Maire Profil recherché SAVOIRS GENERAUX ET SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : Compétences techniques à acquérir : - Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales - Connaître les missions des Administrations et partenaires publics - Connaître les techniques de rédaction administrative - Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante - Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire) - Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…) - Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public) SAVOIR-ETRE : - Maîtriser les techniques de communication - Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils - Savoir gérer les situations relationnelles difficiles - Etre organisé, rigoureux et méthodique - Etre patient - Etre discret - Etre sérieux et efficace - Sens de la diplomatie
